Naturalmente los gerentes de proyecto competentes en eLearning o cualquier otra industria desean ser productivos. En cierto sentido, quieren lograr más en términos del trabajo que hacen por los demás. Quieren mejores materiales de aprendizaje, formas más eficientes de manejar los proyectos de los clientes, sin gastar energía y recursos innecesarios.

Los diseñadores instruccionales y otros profesionales del eLearning planean crear todo tipo de cosas todos los días; en esencia esto es la gestión de proyectos. Por desgracia, en realidad no se habla mucho sobre la gestión de proyectos de eLearning. Es por eso que tiene sentido comenzar la conversación ahora, lidiar con problemas y eventualmente mejorar nuestras habilidades de gestión de proyectos.

He aquí algunos consejos indispensables.

1) Empiece con estándares alcanzables y metas razonables

En tanto el término productividad puede significar cosas diferentes para cada persona, podemos estar de acuerdo en algo: ser productivo empieza con definir metas concretas, específicas y sensibles al tiempo. Todo el mundo, desde los 500 directores ejecutivos de los que habla la revista Fortune, hasta los profesores de las escuelas, logran mantenerse productivos cuando definen metas significativas.

Para identificar metas significativas para un proyecto, es válido preguntarse:

• ¿Qué es este proyecto y por qué lo estoy haciendo?
• ¿Cómo otras personas se pueden beneficiar de él? ¿Qué soluciones o entregables esperan de él?
• ¿Cuáles son las metas de los clientes?
• ¿Cuáles son los verdaderos problemas que quiero resolver con el proyecto?
• ¿Quiénes participan en los resultados del proyecto?

Por supuesto siempre hay otras preguntas que pueden ayudar a definir las metas. Discútalo con los colegas o los clientes y escriba las preguntas y metas que concordaron.

Consejo adicional: revise algunas aplicaciones para definir metas:

• stickK
• 42goals
• GoalsOnTrack
• Lifetick

2) Recuerde el Principio de Pareto o la regla 80/20

El Principio de Pareto plantea que el 20% del trabajo que se hace produce el 80% de los resultados que importan. Este principio, para decirlo de manera sencilla, anima a centrarse en el 20% de las actividades que son realmente cruciales.

Comience por analizar cómo gasta su tiempo. Hay muchos programas buenos, tanto de escritorio como de  móviles, que le permiten realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que dedica a una tarea en particular. Haga uso de estas herramientas y mida críticamente el tiempo dedicado al trabajo y el tiempo invertido en otras cosas.

¿Está revisando su correo electrónico en forma constante? ¿Está siempre en Facebook? ¿Gasta al menos 10 minutos en Twitter cada hora?

Trate al tiempo como su recurso más preciado. Imagine el efecto acumulativo de perder al menos una hora cada día. Esto es por lo menos 30 horas al mes, lo cual se traduce en más de tres días de trabajo.

3) Utilice herramientas que mejoren la eficiencia y promuevan la colaboración

Seguramente usted trabaja con su equipo todos los días. Intercambia una amplia cantidad de correos electrónico e incluso, lleva a cabo una discusión de grupo en tiempo real a medida que trabaja hacia la conclusión de un proyecto. El problema aquí es que no tiene un proceso estándar. Una gran cantidad de correos electrónicos y mensajes importantes se pierden en un mar de datos.

La buena noticia es que hay diversas  aplicaciones que permiten la colaboración. Muchos del software de hoy están hechos para el trabajo colaborativo, especialmente el trabajo colaborativo a distancia. Utilice las herramientas que promueven la colaboración y la eficiencia.

Éstas son sólo algunas de las herramientas de colaboración que se pueden agregar a su arsenal para la gestión de proyectos:

• Basecamp
• Huddle
• LiquidPlanner
• Trello
• Asana

Si utiliza Google Apps, es posible que quiera visitar el Marketplace y encontrar algunos de los mejores software de gestión de proyectos, además de que son gratuitos.

4) Gestione el correo con más eficacia

El correo electrónico se ve a menudo como un gran asesino de la productividad. Distrae fácilmente a las personas en el trabajo, constantemente los interrumpe en medio de una tarea importante.

La verdad es que el correo electrónico puede beneficiar o perjudicar la productividad. Igual que cualquier otra herramienta o tecnología, siempre está en uno la opción de elegir. ¿Quiere utilizarlo para lograr más? o  ¿Va a utilizarlo para distraerse de la tarea actual? Elija utilizar el correo electrónico de forma inteligente. Aquí algunas ideas de cómo empezar:

• Dese de baja de los boletines de noticias. Mejor aún, tenga un buzón o una carpeta separada para sus boletines de noticias.
• Configure una o dos sesiones de correo electrónico todos los días. Pueden ser hasta tres, dependiendo del número de correos electrónicos importantes que tenga.
• Utilice formas alternativas de comunicación con su equipo. Muchas de sus conversaciones podrían funcionar bien a través de Skype, Google Hangouts o aplicaciones similares.
• Utilice las etiquetas del correo electrónico para organizar automáticamente todos los mensajes entrantes.

5. Elabore mejores reuniones y más productivas

Hay mucho que aprender de los altamente productivos directores ejecutivos (CEO) de grandes empresas. Son implacables cuando se trata de proteger su tiempo de los vampiros de productividad, como las reuniones.

Carlos Ghosn, CEO de Renault y Nissan, por ejemplo, estrictamente asigna un máximo de una hora y media para asuntos únicos o reuniones no operacionales. La mitad del tiempo es para la presentación y la otra mitad es para el debate.

Hay muchos otros directores ejecutivos, líderes y profesionales para aprender. Google usa su regla de "no más de diez personas en una reunión”. Apple promueve la rendición de cuentas en las reuniones mediante el nombramiento de "individuos directamente responsables" para cada proyecto. En el núcleo de estas tácticas y estrategias está la conciencia de que el tiempo es el recurso más valioso de una organización.

Consejo adicional: Utilice Tempo

Esta aplicación es un calendario inteligente que permite administrar citas, reuniones, información de contactos y entradas del calendario en un planificador unificado. No hay necesidad de buscar la última conversación de correo electrónico o un documento importante. Todos los correos electrónicos y documentos que corresponden a una reunión están perfectamente organizados. Además, permite a los usuarios unirse a las llamadas de conferencia sin contraseñas.

¿Cuáles son algunas cosas que han funcionado para usted? Comparta sus ideas a continuación.