Un Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS, por su nombre en inglés), es una plataforma que se utiliza para crear, distribuir y dirigir cursos y administrar los programas de aprendizaje en una empresa.
Básicamente, un LMS es una aplicación de software la cual aloja, entrega y realiza un seguimiento de los contenidos de capacitación. Este tipo de plataformas están diseñadas para facilitar el trabajo de quienes están a cargo de la capacitación y el desarrollo en las empresas.
Por ejemplo, el sistema se encarga de identificar y evaluar los objetivos de aprendizaje individuales y organizacionales, rastreando el progreso hacia el cumplimiento de esos objetivos y recopilando y presentando datos para supervisar el proceso de aprendizaje. Si desglosamos las siglas LMS, podemos entender más en profundidad su significado y sus funciones:
En síntesis, un LMS funciona como una universidad en línea, ya que permite almacenar los cursos eLearning, brindar a los alumnos acceso al contenido y ayuda a evaluar los resultados.
Las empresas utilizan LMS principalmente para alojar cursos eLearning con el fin de capacitar y educar a sus empleados. También son utilizados para administrar programas de aprendizaje dentro de la empresa, ya que permiten asignar roles y permisos a diferentes usuarios según sean profesores o alumnos. Los administradores del LMS pueden organizar cursos por tema y/o crear rutas de aprendizaje específicas para ciertos roles o trabajadores (por ejemplo, una ruta de incorporación para nuevos gerentes de productos o una ruta de capacitación en ventas). Luego, pueden realizar un seguimiento del progreso de cada empleado y hacerles comentarios. Es decir, los LMS ayudan a los profesionales de capacitación y desarrollo a manejar todo el proceso de aprendizaje dentro de una empresa; esto los convierte en una herramienta esencial para cualquier organización que quiera ejecutar un programa integral de eLearning.
Un LMS consta de dos interfaces principales según las funciones de los usuarios. Existen dos clases de usuarios:
Las mejores soluciones de LMS son aquellas que garantizan que el acceso al sistema esté optimizado y sea fácil de ver y entender tanto para administradores como para estudiantes.
Una vez que haya elegido el LMS adecuado para su organización, debe configurar un proceso para crear un entorno de aprendizaje. Éste consta de un conjunto de pasos a seguir para asegurar el éxito d su programa de capacitación eLearning.
Aquí se los explicamos de una forma muy breve y simplificada:
Paso 1: Crear cursos eLearning
El primer paso para configurar un LMS para su organización es la creación de cursos, los cuales se pueden crear en una plataforma independiente fuera del LMS o dentro del LMS con funciones más básicas.
Paso 2: Ofrecer cursos a los estudiantes
Una vez que haya creado sus cursos, puede publicarlos en el LMS para que sus estudiantes los vean. Según las necesidades y la estructura de su organización, puede ofrecer inscripción abierta o restringida para sus programas de capacitación.
Paso 3: Experiencia de aprendizaje
Los empleados pueden iniciar sesión a través de la interfaz de alumno y tomar los cursos disponibles para ellos. Pueden completar las tareas y evaluaciones asignadas y enviarlas para revisión, así como interactuar con otros estudiantes e instructores para participar en conversaciones y generar nuevas ideas.
Paso 4: Evaluaciones y medición
Una vez que los estudiantes hayan completado los cursos o consumido el contenido asignado e incluso enviar las evaluaciones, los administradores deberán analizar su rendimiento en las pruebas y proporcionar comentarios personalizados si fuera necesario.
Paso 5: Seguir el progreso y hacer mejoras
La característica más importante de un LMS es el seguimiento y la generación de informes. Con una buena plataforma, puede generar informes en tiempo real sobre varias métricas de rendimiento, como estadísticas de inscripción, porcentaje de finalización del curso, rendimiento del alumno y calificaciones. Puede utilizar estos datos para analizar el impacto de sus programas de formación y realizar mejoras en su contenido.
Ya sabemos que un Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) se ocupa principalmente de la gestión, y que si lo que está buscando es una plataforma que le permita programar clases o realizar un seguimiento de sus alumnos, entonces un LMS es la opción adecuada para usted.
Ahora bien, ¿qué otras plataformas existen que le permiten mejorar la experiencia de aprendizaje de sus empleados? Estamos hablando de LCMS, xAPI y LRS. Veamos de qué se trata cada uno.
Un Sistema de Gestión de Contenido de Aprendizaje (LCMS, por su nombre en inglés) se ocupa principalmente de la creación de contenido, ya que permite crear e importar objetos de contenido de aprendizaje en la plataforma, editarlos, ensamblarlos en experiencias de aprendizaje y reutilizarlos en otras experiencias de aprendizaje diferentes. Los LCMS complementan la funcionalidad de LMS en la fase de diseño y desarrollo del ciclo de vida del producto de aprendizaje. Pueden ser de particular valor en cuanto a la autoría colaborativa, la reutilización extensiva de objetos de aprendizaje individuales o la capacidad de administrar diferentes versiones del contenido de aprendizaje. Si desea armar materiales de aprendizaje personalizados para su equipo, como cuestionarios, videos o contenido SCORM, entonces un LCMS le resultará imprescindible.
Nota: Los alumnos no interactúan directamente con un LCMS; la interfaz de usuario de LCMS es para administradores y autores de cursos. Los alumnos interactúan con los productos que provienen de un LCMS a través de la interfaz de usuario de otra plataforma, como un LMS o LXP.
Las empresas pueden maximizar la eficacia de los sistemas al usarlos juntos. La combinación de la facilidad de entrega que ofrece un LMS con las poderosas herramientas de creación de contenido de eLearning de un LCMS, permite mejorar y personalizar los cursos de capacitación de forma excepcional. Por eso es importante elegir un LMS que funcione bien con otros sistemas, o incluso que permita crear contenido dentro de la propia plataforma.
Elegir una plataforma LMS puede ser una situación abrumadora; son tantas las alternativas que hay en el mercado, que no sería de sorprender que más de una persona elija herramientas que no le sirven o que no se ajustan a su empresa. Sin embargo, con una mirada atenta y un poco de asesoramiento, usted puede elegir la plataforma LMS que mejor se adapte a sus necesidades y a las de sus estudiantes.
Conozca 4 cuestiones que no puede dejar de considerar al momento de elegir una plataforma LMS.
Ahora sí, estos son los puntos clave que no puede dejar de evaluar a la hora de elegir su plataforma LMS:
No todos los LMS son iguales y cumplen las mismas funciones específicas. El hecho de que un LMS ofrezca muchas funciones no significa que las necesite todas.
Pensando específicamente en su empresa, piense estratégicamente en las características y funciones que realmente necesita que lleve a cabo el LMS. Para ello, comience por hablar con los distintos departamentos de su empresa. Es probable que todos, desde la alta gerencia hasta los recursos humanos, tengan su propia lista de elementos indispensables. A partir de esta primera indagación, puede comenzar a elaborar una lista de criterios de evaluación de LMS.
En nuestra opinión, estas son algunas de las funciones vitales que hoy en día no pueden faltar en un LMS:
Leer: Por qué y cómo hacer un inventario de contenidos antes de crear su próximo curso eLearning
Si desea crear una cultura de aprendizaje continuo, puede comenzar con ofrecer las herramientas adecuadas para que esto ocurra. Busque una herramienta que sea compatible con dispositivos móviles, que sea fácil de navegar y accesible. De esta forma, es más probable que sus alumnos participen de los cursos con mayor entusiasmo.
Después de todo, los empleados de hoy ya no trabajan todo el día desde su escritorio. En la actualidad, podemos trabajar con la misma eficacia en un dispositivo móvil, y lo mismo ocurre con la formación corporativa.
Por estos motivos, preste atención al tema de la compatibilidad con los smartphones; no todos los LMS funcionan bien en dispositivos móviles. Pueden surgir una gran cantidad de problemas, desde contenido al que no se puede acceder a través de iOS o Android, hasta una optimización deficiente que dificulta la apariencia de sus materiales de capacitación.
El diseño receptivo debe estar integrado en la plataforma, lo que significa que la experiencia del usuario será tan buena en dispositivos móviles como en una computadora de escritorio. De esta forma puede estar tranquilo de que sus alumnos podrán acceder a todos los contenidos de capacitación a medida que se vayan dando. Incluso es clave que los estudiantes puedan descargar el material de aprendizaje de forma digital, para que puedan consultarlo y estudiarlo sin conexión.
Las rutas de aprendizaje son una característica vital para los LMS modernos. Esta herramienta es necesaria ya que permite a los administradores de la plataforma organizar sus materiales de manera lógica; pueden diseñar un camino claro para que lo sigan sus estudiantes a fin de cubrir cada tema de la manera más eficiente posible, lo que resulta en una mejor experiencia general.
Los equipos de capacitación y desarrollo deben buscar rutas de aprendizaje que incluyan el seguimiento del progreso de los alumnos. Esta función se enfocará en el progreso de cada estudiante en su viaje educativo, así como detalles particulares sobre varias áreas del proceso. De esta forma, los líderes corporativos podrán ver, por ejemplo, la participación en la clase, los resultados de las pruebas y exámenes y otros detalles para ver cómo le está yendo a un estudiante y si se está manteniendo al día o no.
También leer: Por qué y cómo crear rutas de aprendizaje en sus programas eLearning
Es imprescindible que toda empresa pueda adaptarse al cambio constante y la imprevisibilidad. Por eso, su LMS corporativo debe garantizar flexibilidad en términos de tendencias tecnológicas, facilidad de uso y arreglos de hospedaje.
Para las grandes organizaciones, es aún más importante elegir un LMS que se integre sin problemas con una amplia gama de sistemas; es muy probable que existan sistemas de CRM, gestión de proyectos y contabilidad que requieran la integración de un LMS. Este proceso es esencial para facilitar el acceso y la generación de informes.
¿Por qué utilizar un Sistema de Gestión de Aprendizaje? Analicemos los principales beneficios para las empresas:
Uno de los mayores beneficios de un LMS son los invaluables datos de capacitación que le brinda en un solo lugar. Este tipo de software permite a las empresas generar fácilmente informes de formación a nivel general y personalizado (por estudiante).
Una plataforma LMS brinda información en tiempo real y permite visualizar conjuntos de datos que le permitirán tomar decisiones mejor informada en su empresa. Por ejemplo, podrá ver:
Nuevamente, remarcamos la importancia de obtener datos precisos, útiles y confiables. Por poner un simple ejemplo, que ocurre con una frecuencia considerable, imagine que uno de sus empleados renuncia, ¿Qué colaborador es el más apto para ese puesto? Con un LMS podrá ver fácilmente quién cuenta con un perfil similar, su historial de aprendizaje y habilidades y competencias. Sin dudas, designar a la persona adecuada en lugar de la persona equivocada para un rol, le va a ahorrar mucho tiempo y dinero en el futuro.
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Muchas empresas que deben brindar capacitación de forma frecuente a gran empleados en diferentes partes del mundo, se enfrentan al complejo desafío de organizar y gestionar los cursos para que la experiencia sea lo más atractiva y sencilla posible. Este desafío se ve incrementado cuando hay una gran cantidad de colaboradores y un equipo de capacitación y desarrollo pequeño. Con un LMS, es fácil resolver estas cuestiones; además de que es posible automatizar tareas, ordenan la información de forma conveniente y práctica. Veamos esto con más detalle.
Con un LMS se automatizan las tareas. Las capacitaciones virtuales aunque ahorran mucho tiempo, igual implican mucho trabajo administrativo y rutinario como notificar a los alumnos de los cursos, encargarse de las inscripciones y realizar un seguimiento de las tasas de finalización. Con una plataforma LMS, estas y otras tareas tediosas se automatizan. Por ejemplo, se puede agregar alumnos automáticamente, inscribirlos en los cursos apropiados, implementar exámenes, emitir certificados y acceder a informes. De esta forma, el equipo de capacitación y desarrollo dispone de más tiempo y energías para continuar con tareas más importantes.
Un LMS significa orden y prolijidad para sus cursos, ya que permite que todo el contenido de aprendizaje de su empresa esté dispuesto en un solo lugar. Tener una plataforma centralizada no sólo establece un mejor flujo de trabajo para sus empleados, sino que también es de gran ayuda para los instructores y equipo de capacitación. Quienes realizan módulos o distribuyen recursos pueden modificar, adaptar y hacer cambios en el material de capacitación cuando lo necesiten. Como resultado, el contenido de la formación sigue siendo relevante y actualizado de acuerdo con los nuevos desarrollos en su lugar de trabajo o sector empresarial.
Luego, todos los contenidos de aprendizaje pueden ser almacenados en la biblioteca de recursos, incluidas presentaciones, vídeos, documentos técnicos y más, la cual los empleados y formadores pueden consultar en cualquier momento.
¿Cómo sabe si sus alumnos aprenden y avanzan con su capacitación? Con una plataforma LMS, usted podrá realizar un seguimiento en tiempo real del progreso de cada uno de sus estudiantes en los cursos; podrá ver estadísticas sobre cuántos empleados han comenzado un curso, cuántas veces han ingresado, cuánto ha progresado cada alumno, y cuántos han aprobado o reprobado.
A su vez, estos datos brindan a los capacitadores otra forma de deducir qué partes de sus cursos necesitan más atención para lograr mejores resultados en cursos futuros. Por ejemplo, si la mayoría de las personas se queda estancado en el mismo módulo, es muy probable que algo esté mal explicado o que no esté lo suficientemente desarrollado. Accediendo a esta información constructiva, están facultados para mejorar su enfoque de capacitación en el futuro.
Con una plataforma LMS, hasta los propios alumnos pueden acceder a los detalles de su progreso y resultados y, por lo tanto, pueden identificar sus fortalezas y debilidades personales.
Como puede ver, los Sistemas de Gestión de Aprendizaje le permiten evaluar el progreso de sus estudiantes no solo a usted y a los capacitadores, sino a sus empleados mismos.
Muchos LMS tienen la función de crear certificados personalizados para la formación empresarial. La certificación es un factor muy alentador para sus empleados; ésta garantiza que ellos se lleven consigo un comprobante de las habilidades y los conocimientos recibidos al completar un curso, lo cual aumenta su motivación considerablemente.
Con un LMS los empleados pueden acceder a sus materiales de aprendizaje en cualquier lugar, lo que les permite aprender a su propio ritmo y en los momentos que puedan. Cuanto más fácil y conveniente sea para las personas acceder a los cursos de eLearning, más probable es que realmente aprenden y los completen.
Ante la gran variedad de LMS que hay en el mercado, intente pensar primero en sus necesidades básicas a modo de guía; piense en un LMS como un aliado tecnológico que le va a ayudar a personalizar su plan de capacitación ya existente y a adaptar una solución para satisfacer sus necesidades y las de sus colaboradores.
Elija un proveedor que comprenda su entorno y pueda manejar las idas y vueltas que aparezcan en el camino, y el éxito seguramente lo seguirá.
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