En el panorama actual, los departamentos de formación y desarrollo se enfrentan a un abanico de desafíos que van desde la actualización tecnológica hasta la creación de contenidos accesibles y atractivos para una fuerza laboral diversa.

Veamos algunos de estos retos con más detalle:

Actualización  continua

Uno de los mayores desafíos es mantener al equipo actualizado con las últimas tecnologías y prácticas del sector. El ritmo acelerado del cambio significa que los programas de formación deben ser revisados y actualizados con frecuencia para seguir siendo relevantes, lo cual requiere un esfuerzo constante y significativo.

Creación de cursos personalizados

El desarrollo de cursos que no solo sean informativos sino también atractivos y adaptados a las necesidades de aprendizaje individuales puede ser extremadamente complejo. Esto implica un profundo entendimiento de las necesidades del personal, así como la capacidad de diseñar materiales que sean tanto educativos como motivadores.

Traducción y localización

Con equipos cada vez más globales, surge la necesidad de traducir y localizar los cursos para diferentes regiones. Esto no solo incluye la traducción del texto, sino también la adaptación de los ejemplos y estudios de caso a contextos culturales específicos, lo que puede ser un proceso laborioso y propenso a errores.

Accesibilidad del contenido

Garantizar que los materiales de formación sean accesibles para todos los empleados es otro reto crucial. Esto incluye la creación de subtítulos para videos, la adaptación de contenidos para personas con discapacidades visuales o auditivas, y la aseguración de que todos los formatos sean fácilmente navegables para cualquier usuario, independientemente de sus capacidades físicas.

Velocidad de implementación

La necesidad de desarrollar e implementar rápidamente programas de formación virtual es más imperativa que nunca. Los departamentos de formación deben ser capaces de reaccionar a las cambiantes necesidades del mercado y de la organización con soluciones rápidas y efectivas, lo cual puede ser un desafío dada la complejidad de los procesos de desarrollo de cursos.

Creación de recursos multimedia

El desarrollo de recursos multimedia es esencial para captar la atención y mejorar la retención del conocimiento. Esto puede incluir videos, animaciones, gráficos interactivos y simulaciones. Cada uno de estos elementos requiere habilidades especializadas en diseño y tecnología, además de ser significativamente más costosos y demandantes de tiempo.

Estos desafíos resaltan la necesidad de herramientas y soluciones que puedan simplificar y agilizar los procesos de formación.

En este sentido, la inteligencia artificial se está convirtiendo en una aliada invaluable, capaz de ofrecer respuestas efectivas a cada uno de estos retos, transformando los obstáculos en oportunidades para una formación más eficiente y adaptada a las demandas del siglo XXI.

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El futuro de los departamentos de formación con la Inteligencia Artificial 

Mirando hacia el futuro, el panorama de los departamentos de formación está a punto de transformarse radicalmente gracias al poder de la inteligencia artificial (IA).

Con la integración cada vez más profunda de esta tecnología, se espera que los profesionales en el área de formación y desarrollo puedan enfocarse mucho más en los aspectos humanos y estratégicos de su trabajo. Esto significa menos tiempo dedicado a tareas repetitivas y más tiempo para diseñar experiencias de aprendizaje que realmente inspiren y motiven a los empleados.

Según un informe de IBM, se estima que el 40% de las tareas de gestión del conocimiento se automatizarán en los próximos años gracias a la IA. Esto liberará una cantidad significativa de tiempo para que los especialistas en formación puedan dedicarse a tareas de mayor valor, como la interacción personalizada con los empleados y la creación de estrategias de desarrollo a largo plazo que estén alineadas con los objetivos globales de la empresa.

Además, un estudio de McKinsey demostró que el 87% de las empresas están experimentando escasez de habilidades en sus industrias y ven en la IA una manera de cerrar esa brecha de manera efectiva y oportuna.

¿Por qué se está utilizando la IA en los departamentos de formación?

• Eficiencia mejorada: Con la IA, los departamentos de formación pueden crear y distribuir contenido formativo de manera más eficiente, lo que permite una rápida adaptación a las necesidades cambiantes de la organización.

• Costos reducidos: Automatizar la creación de contenido y otras tareas asociadas puede reducir significativamente los costos asociados con el desarrollo profesional. Esto es crucial en un entorno empresarial donde el ROI (retorno de inversión) es tan importante.

• Resultados mejorados: La personalización que ofrece la IA puede aumentar la retención del conocimiento y mejorar los resultados del aprendizaje. Al ajustar los cursos para abordar los estilos de aprendizaje individuales y las necesidades de rendimiento, los empleados obtienen más de cada sesión de formación.

Usos diarios de la IA en los departamentos de formación

La integración de la inteligencia artificial (IA) en los departamentos de formación está abriendo un mundo de posibilidades.

Vamos a explorar cómo se usa específicamente en el día a día para mejorar diferentes aspectos del aprendizaje corporativo:

1) Accesibilidad 

La capacidad de la inteligencia artificial (IA) para transcribir automáticamente el audio de los videos a texto es un avance significativo que está revolucionando la accesibilidad en los materiales de formación. Este proceso, conocido como transcripción automática, es vital para hacer los contenidos accesibles a personas con discapacidades auditivas, garantizando que nadie quede excluido del aprendizaje por barreras de comunicación.

¿Cómo funciona? Es bastante sencillo: cada vez que se reproduce un video dentro de la plataforma de aprendizaje, la IA analiza el audio en tiempo real y genera subtítulos que se muestran en pantalla. Este texto no solo sigue fielmente lo que se dice, sino que también incluye marcas de tiempo y, en sistemas más avanzados, identifica a los diferentes hablantes, lo que es especialmente útil en videos con múltiples participantes, como debates o paneles de discusión.

Tip: Para maximizar la efectividad de los subtítulos automáticos, es recomendable revisar y editarlos después de su generación inicial. Aunque la IA ha avanzado mucho, todavía puede haber errores, especialmente con jerga específica del sector o nombres propios. Un rápido repaso puede asegurar que los subtítulos sean completamente precisos y claros.

Imagine que tiene un curso de capacitación sobre seguridad en el trabajo que incluye varios videos demostrativos. Al utilizar la IA para transcribir estos videos automáticamente, asegura que todos los empleados puedan seguir las instrucciones detalladas y entender completamente las medidas de precaución y procedimientos que se están explicando. Además, estos subtítulos pueden servir como un refuerzo visual del material auditivo para todos los usuarios, facilitando una mejor retención de la información.

2) Eficiencia en la creación de cursos

La eficiencia en la creación de cursos es un tema crucial para los departamentos de formación que desean maximizar su impacto de manera efectiva.

Aquí, la inteligencia artificial (IA) se destaca como un recurso invaluable, ayudando a estructurar y desarrollar rápidamente cursos educativos.

Con la IA, se elimina la necesidad de comenzar cada curso desde cero o depender excesivamente de expertos en la materia para cada detalle del contenido.

¿Cómo funciona? La IA puede analizar y organizar grandes cantidades de información para crear esqueletos de cursos basados en los objetivos de aprendizaje especificados por los formadores. Utilizando algoritmos avanzados, puede sugerir módulos, identificar temas clave y recomendar recursos y actividades de aprendizaje que se alineen con los objetivos del curso. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también asegura que el contenido del curso sea relevante y estructurado de manera lógica.

Ejemplo práctico: Supongamos que necesita desarrollar un curso sobre gestión de proyectos utilizando software ágil. En lugar de compilar manualmente cada componente del curso, introduce en su plataforma eLearning impulsada con IA los objetivos de aprendizaje, como "comprender Scrum" y "aplicar metodologías ágiles en proyectos reales". La IA entonces sugiere una estructura de curso que incluye introducción a Scrum, roles y responsabilidades en un equipo ágil, y estudios de caso de proyectos que usaron metodologías ágiles. Además, propone evaluaciones interactivas y simula situaciones prácticas que los colaboradores podrían enfrentar, organizando todo en un formato coherente y pedagógicamente sólido.

Tip: Aunque la IA puede realizar hasta el 90% del trabajo de estructuración y sugerencia de contenidos, es fundamental que usted realice una revisión y personalización final del curso. Este paso asegura que el material no solo sea tecnicamente correcto, sino que también resuene con la cultura y las necesidades específicas de su organización.

3) Soporte continuo y on-demand

El soporte continuo y on-demand es fundamental en un mundo donde la velocidad y la eficiencia son claves para el éxito empresarial. La integración de asistentes virtuales impulsados por IA, como los chatbots, en los sistemas de formación está revolucionando la manera en que se ofrece apoyo a los empleados.

Estos asistentes están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que permite a los empleados obtener respuestas instantáneas a sus preguntas, sin importar el horario o la zona horaria en la que se encuentren.

¿Cómo funciona? Un chatbot de IA puede ser programado con una vasta cantidad de información relacionada con los cursos y prácticas de la empresa. Utiliza el procesamiento de lenguaje natural para entender las preguntas de los empleados y proporcionar respuestas claras y precisas. Además, estos asistentes pueden aprender con el tiempo, adaptándose para ofrecer respuestas más personalizadas y efectivas a medida que interactúan con más usuarios.

Tip práctico: Para asegurarse de que el chatbot es realmente útil, es crucial mantener su base de datos actualizada con la información más reciente y relevante. Esto incluye desde detalles sobre procedimientos internos y políticas de la empresa hasta soluciones a problemas técnicos comunes. También es importante realizar pruebas periódicas del chatbot para asegurarse de que entiende correctamente las preguntas y proporciona respuestas adecuadas. Considera la posibilidad de integrar una opción de feedback dentro del chat para que los usuarios puedan calificar la ayuda recibida, proporcionando una vía directa para mejorar continuamente la herramienta.

4) Creación de videos, audios y recursos multimedia