Lanzarse de lleno al universo eLearning es mucho más que simplemente subir contenidos en línea y/o programar unas clases virtuales. El eLearning implica, además de los contenidos que se desean enseñar, herramientas que permitan gestionar todos los cursos desde un solo lugar, y al mismo tiempo aporten datos sobre la eficacia de los mismos.

Todas estas cuestiones pueden dar lugar a muchas preguntas. Algunas girarán en torno a cómo crear los cursos, dónde serán alojados y cómo se puede medir el impacto de cada uno de ellos. 

Todas estas inquietudes encuentran su respuesta en uno de los elementos principales del eLearning: el Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS). Los LMS se utilizan a nivel mundial, en diferentes industrias y para una gran variedad de casos de uso de aprendizaje empresarial.

La adopción de LMS ha ido en aumento durante los últimos años en todo el mundo. De hecho, se espera que el mercado global de LMS crezca a una CAGR del 24% año tras año, por lo que si aún no ha escuchado sobre el LMS, probablemente sea hora de familiarizarse.

Pero, ¿qué es una Plataforma LMS y cómo funciona en una empresa?

En este artículo encontrará todo lo que necesita saber sobre los Sistemas de Gestión de Aprendizaje: qué son, para qué se utilizan en las empresas y cómo funcionan.

¿Qué es una plataforma LMS?

Un Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS, por su nombre en inglés), es una plataforma que se utiliza para crear, distribuir y dirigir cursos y administrar los programas de aprendizaje en una empresa.

Básicamente, un LMS es una aplicación de software la cual aloja, entrega y realiza un seguimiento de los contenidos de capacitación. Este tipo de plataformas están diseñadas para facilitar el trabajo de quienes están a cargo de la capacitación y el desarrollo en las empresas.

Por ejemplo, el sistema se encarga de identificar y evaluar los objetivos de aprendizaje individuales y organizacionales, rastreando el progreso hacia el cumplimiento de esos objetivos y recopilando y presentando datos para supervisar el proceso de aprendizaje. Si desglosamos las siglas LMS, podemos entender más en profundidad su significado y sus funciones:

1. L - Learning (Aprendizaje). El aprendizaje refiere a que un LMS permite crear una fuente única de cursos en línea y materiales de capacitación para mantener y aumentar la experiencia educativa de los empleados de una empresa.
2. M - Management (Gestión). La gestión viene de que un LMS es un sistema organizado que permite administrar cursos y alumnos, e incluso hacerlos más eficientes. Con un LMS se gestiona la formación de los empleados.
3. S- System (Sistema). Esta última letra significa, en realidad, sistema informático, y refleja el trabajo de automatización que realiza el LMS sobre las tareas más tediosas como la calificación, el procesamiento de estadísticas, el análisis y la preparación de informes.

En síntesis, un LMS funciona como una universidad en línea, ya que permite almacenar los cursos eLearning, brindar a los alumnos acceso al contenido y ayuda a evaluar los resultados.

¿Para qué se utilizan los LMS en las empresas?

Las empresas utilizan LMS principalmente para alojar cursos eLearning con el fin de  capacitar y educar a sus empleados. También son utilizados para administrar programas de aprendizaje dentro de la empresa, ya que permiten asignar roles y permisos a diferentes usuarios según sean profesores o alumnos. Los administradores del LMS pueden organizar cursos por tema y/o crear rutas de aprendizaje específicas para ciertos roles o trabajadores (por ejemplo, una ruta de incorporación para nuevos gerentes de productos o una ruta de capacitación en ventas). Luego, pueden realizar un seguimiento del progreso de cada empleado y hacerles comentarios.

Es decir, los LMS ayudan a los profesionales de capacitación y desarrollo a manejar todo el proceso de aprendizaje dentro de una empresa; esto los convierte en una herramienta esencial para cualquier organización que quiera ejecutar un programa integral de eLearning.

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¿Cuáles son los componentes esenciales de una plataforma LMS?

Un LMS consta de dos interfaces principales según las funciones de los usuarios. Existen dos clases de usuarios:

• Administradores: son los responsables de administrar el LMS, lo que implica una combinación de múltiples tareas como supervisar los cursos, administrar el contenido (incluye crear de cursos y planes de aprendizaje o contactar a proveedores de contenido de terceros), asignar grupos de estudiantes específicos a determinados cursos y realizar un seguimiento de sus resultados de aprendizaje y progreso. Éstos les pueden asignar a los diferentes públicos capacitación de forma individual o de acuerdo con su función laboral y/o su rol en la estructura organizativa de una empresa. 
• Alumnos: son los destinatarios de la formación que ofrece un LMS. Por lo general se trata de colaboradores, empleados o clientes. La interfaz de aprendizaje proporciona a los alumnos acceso para ver los materiales de aprendizaje, realizar y enviar evaluaciones y tareas, y realizar un seguimiento de su propio progreso. Los estudiantes que tienen acceso a un LMS pueden ver la oferta de cursos, completar los programas asignados y sus respectivas evaluaciones, y medir su propio progreso. Cuando completan con éxito un curso, se les otorga un certificado electrónico en el LMS que pueden descargar e imprimir. 

Las mejores soluciones de LMS son aquellas que garantizan que el acceso al sistema esté optimizado y sea fácil de ver y entender tanto para administradores como para estudiantes.

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¿Cómo funciona un LMS?

Una vez que haya elegido el LMS adecuado para su organización, debe configurar un proceso para crear un entorno de aprendizaje. Éste consta de un conjunto de pasos a seguir para asegurar el éxito d su programa de capacitación eLearning.

Aquí se los explicamos de una forma muy breve y simplificada: 

Paso 1: Crear cursos eLearning

El primer paso para configurar un LMS para su organización es la creación de cursos, los cuales se pueden crear en una plataforma independiente fuera del LMS o dentro del LMS con funciones más básicas.

Leer aquí: Cómo Crear un Curso eLearning en 12 Pasos 

Paso 2: Ofrecer cursos a los estudiantes

Una vez que haya creado sus cursos, puede publicarlos en el LMS para que sus estudiantes los vean. Según las necesidades y la estructura de su organización, puede ofrecer inscripción abierta o restringida para sus programas de capacitación.

Paso 3: Experiencia de aprendizaje

Los empleados pueden iniciar sesión a través de la interfaz de alumno y tomar los cursos disponibles para ellos. Pueden completar las tareas y evaluaciones asignadas y enviarlas para revisión, así como interactuar con otros estudiantes e instructores para participar en conversaciones y generar nuevas ideas.

Paso 4: Evaluaciones y medición

Una vez que los estudiantes hayan completado los cursos o consumido el contenido asignado e incluso enviar las evaluaciones, los administradores deberán analizar su rendimiento en las pruebas y proporcionar comentarios personalizados si fuera necesario.

Paso 5: Seguir el progreso y hacer mejoras

La característica más importante de un LMS es el seguimiento y la generación de informes. Con una buena plataforma, puede generar informes en tiempo real sobre varias métricas de rendimiento, como estadísticas de inscripción, porcentaje de finalización del curso, rendimiento del alumno y calificaciones. Puede utilizar estos datos para analizar el impacto de sus programas de formación y realizar mejoras en su contenido.

¿Cuáles son las diferencias entre LMS, LCMS, LRS y xAPI?

Ya sabemos que un Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) se ocupa principalmente de la gestión, y que si lo que está buscando es una plataforma que le permita programar clases o realizar un seguimiento de sus alumnos, entonces un LMS es la opción adecuada para usted.

Ahora bien, ¿qué otras plataformas existen que le permiten mejorar la experiencia de aprendizaje de sus empleados? Estamos hablando de LCMS, xAPI y LRS. Veamos de qué se trata cada uno.

Un Sistema de Gestión de Contenido de Aprendizaje (LCMS, por su nombre en inglés) se ocupa principalmente de la creación de contenido, ya que permite crear e importar objetos de contenido de aprendizaje en la plataforma, editarlos, ensamblarlos en experiencias de aprendizaje y reutilizarlos en otras experiencias de aprendizaje diferentes. Los LCMS complementan la funcionalidad de LMS en la fase de diseño y desarrollo del ciclo de vida del producto de aprendizaje. Pueden ser de particular valor en cuanto a la autoría colaborativa, la reutilización extensiva de objetos de aprendizaje individuales o la capacidad de administrar diferentes versiones del contenido de aprendizaje. Si desea armar materiales de aprendizaje personalizados para su equipo, como cuestionarios, videos o contenido SCORM, entonces un LCMS le resultará imprescindible.

Nota: Los alumnos no interactúan directamente con un LCMS; la interfaz de usuario de LCMS es para administradores y autores de cursos. Los alumnos interactúan con los productos que provienen de un LCMS a través de la interfaz de usuario de otra plataforma, como un LMS o LXP.

Las empresas pueden maximizar la eficacia de los sistemas al usarlos juntos. La combinación de la facilidad de entrega que ofrece un LMS con las poderosas herramientas de creación de contenido de eLearning de un LCMS, permite mejorar y personalizar los cursos de capacitación de forma excepcional. Por eso es importante elegir un LMS que funcione bien con otros sistemas, o incluso que permita crear contenido dentro de la propia plataforma.

xAPI y LRS: lo último en eLearning

Lo más novedoso en tecnología del aprendizaje es Experience API (Interfaz de Programación de Aplicaciones), también conocida como Tin Can o xAPI. xAPI es una especificación que permite recopilar datos sobre una amplia gama de experiencias que tiene un alumno, tanto en línea como fuera de línea. Su principal atractivo (que lo diferencia del LMS) es que permite a las empresas de aprendizaje y a los estudiantes una mayor flexibilidad en los datos que se rastrean y capturan (en comparación con los estándares más antiguos como SCORM), ya que permiten registrar actividades fuera de línea, así como actividades en línea no tradicionales.

El estándar xAPI no podría desarrollarse correctamente sin un Depósito de Registros de Aprendizaje (LRS, por su nombre en inglés). Éste es un servidor que recibe, almacena y brinda acceso a todos sus contenidos. La principal diferencia entre un LRS y un LMS, es que el LRS está diseñado principalmente para rastrear y almacenar declaraciones xAPI, mientras que el LMS, además de administrar todas sus necesidades de aprendizaje, rastrea e informa las declaraciones a través de sus propios informes nativos.

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¿Cómo se desarrollan sus capacitaciones corporativas? ¿Cree que ha llegado el momento de actualizarlas y digitalizarlas? Las ventajas de implementar un Sistema de Gestión de Aprendizaje en su empresa son demasiadas como para no prestarle atención.

El LMS es un sistema de aprendizaje que ya no es un futuro lejano, sino un presente instalado en las tendencias de formación corporativa. Un LMS es una herramienta muy poderosa con funciones integradas para que todas las partes interesadas realicen sus actividades específicas sin distracciones en una sola plataforma.

Piense en su empresa y en sus necesidades particulares para elegir el LMS que más se adapte a usted. Tenga en cuenta de elegir un LMS con funciones actualizadas para brindar un aprendizaje flexible y fácil de entender. Con una plataforma moderna y bien estructurada, se verán beneficiados no sólo sus estudiantes, sino también los docentes y administradores.