La formación online se ha convertido en una herramienta imprescindible para muchas empresas y organizaciones en la actualidad. Y, aunque existen diversas herramientas para medir su impacto, ¿estamos realmente obteniendo una comprensión completa y profunda del valor que estos programas están aportando a nuestras organizaciones?

En un mundo cada vez más competitivo, las empresas y organizaciones necesitan estar en constante evolución y mejora. La formación es una de las claves para alcanzar ese objetivo, pero para asegurarnos de que estamos invirtiendo en programas de formación que realmente valgan la pena, necesitamos medir su impacto de manera efectiva.

En este artículo, queremos ir más allá de las clásicas herramientas de medición y explorar cómo podemos comenzar a comprender el impacto real que está teniendo la formación online dentro de nuestras organizaciones. Y lo más importante, por qué es tan crucial que lo hagamos.

Desafío: ir más allá que las típicas métricas de medición del aprendizaje 

La formación online nos brinda la oportunidad de llegar a un mayor número de participantes, ahorrar costos y ofrecer flexibilidad, pero ¿cómo sabemos si realmente estamos obteniendo los resultados que esperamos? Es aquí donde la medición del impacto se vuelve esencial.

Sin embargo, medir el impacto de los programas de formación online no es una tarea fácil. A menudo, nos enfocamos en indicadores superficiales, como la tasa de finalización del programa o el nivel de satisfacción de los participantes. Si bien estos son indicadores importantes, no nos dan una comprensión completa del impacto que el programa está teniendo en la organización.

Es por eso que necesitamos ir más allá de las herramientas tradicionales y explorar técnicas más profundas y significativas para medir el impacto de la formación online. Necesitamos comprender cómo se están aplicando las habilidades y conocimientos adquiridos en el programa en el desempeño diario de los participantes. Necesitamos evaluar el impacto en la productividad, la calidad y la satisfacción de los empleados.

Solo entonces podemos tener una comprensión completa y real del impacto que la formación online está teniendo en nuestra organización. Y solo entonces podemos tomar decisiones informadas y estratégicas sobre cómo mejorar y evolucionar nuestros programas de formación en el futuro.

¿Por qué el aprendizaje no logra ser medido de forma útil y exhaustiva en las empresas?

Según este mismo reporte de Brandon Hall, existen muchas razones por las que las empresas no logran medir el aprendizaje a profundidad. Básicamente, los motivos se conglomeran en dos grandes grupos: 

1. El que comparte la mayoría de las empresas alude a la falta de preparación para realizar este tipo de medición: falta de métricas, herramientas, tiempo o conocimiento. 
2. Un pequeño porcentaje de empresas indica que se debe a la creencia de que no es tan necesario realizarlo.

Desde siempre, los profesionales de capacitación y desarrollo quieren obtener un panorama real que indique si los programas de aprendizaje permiten ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos. Lamentablemente, las métricas tradicionales utilizadas aportan información limitada. Para lograr una recopilación e integración de estrategias de datos más amplias, es posible que se requiera de nuevas herramientas, estrategias y métodos.

En la mayoría de los Sistemas de Gestión del Aprendizaje (LMS), los expertos en capacitación y desarrollo están condicionados y limitados por informes estándar que no son suficientes para medir el impacto de los programas. A pesar de contar casi siempre con los conocimientos y experiencia, muchas veces estos profesionales no tienen los recursos necesarios (tanto recursos humanos como herramientas) para realizar una recopilación de datos exhaustiva, que permita extraer información útil y analizarla. Por este motivo, es poco usual que los profesionales en esta industria intenten medir el impacto de los programas de aprendizaje, pero en caso de intentarlo, les lleva una enorme cantidad de tiempo realizar esta tarea.

Por suerte, muchas empresas están empezando a comprender esta necesidad y están cambiando sus actitudes hacia la medición y los datos tan rápido como les permiten las tecnologías.

​​La importancia de medir el impacto de la formación online: sus principales beneficios

Medir el impacto del aprendizaje de los programas de capacitación y desarrollo es fundamental para comprender su incidencia en los hábitos y el desempeño de sus empleados. En otras palabras, esta medición es un excelente indicador para revelar la eficacia de tales programas. Al monitorear los datos, los líderes pueden hacer las preguntas correctas en el momento adecuado. Esto les ayuda a crear soluciones de aprendizaje que tengan en cuenta tanto los resultados del colaborador como los de la organización.

Las mediciones más básicas incluyen tasas de finalización, tiempo dedicado a un curso y cambios de comportamiento, entre otras. Aunque estas mediciones pueden ser algo útiles, la información más valiosa se ubica en el análisis de conjuntos de datos más amplios. Justamente, es a través del análisis detallado y de informes significativos, donde estos datos permiten comprender el impacto de los programas de aprendizaje. Para lograr esta integración y nivel de entendimiento, es fundamental alinear las metas de aprendizaje, la medición con los KPI y los objetivos comerciales.

Sin análisis de aprendizaje, una empresa no tiene forma de comprender la eficacia de sus programas de aprendizaje.

La medición del impacto empresarial del aprendizaje trae consigo una variedad de beneficios, entre los que se destacan:

• Incide en una mejor comprensión del impacto del aprendizaje más allá de la mera finalización de un curso.
• Convierte a los líderes más capaces de proporcionar los recursos que necesitan sus trabajadores, en lugar de tener que adivinar a ciegas cuáles serán los materiales de capacitación efectivos.
• Brinda más agilidad en la toma de decisiones. El uso de análisis de aprendizaje significa que se puede visualizar de manera mucho más efectiva la eficacia de los programas de capacitación. De esta forma, colabora en el diseño de programas de aprendizaje más efectivos, ya que permite tomar decisiones estratégicas basadas en evidencia.
• Aporta una mayor visibilidad acerca de la participación en el aprendizaje, permitiendo entender qué funciona y qué no.

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Consejos para hacer una adecuada medición del impacto del aprendizaje

1) Diseñe una estrategia de medición del aprendizaje antes de comenzar un programa

Empiece por definir específicamente los resultados que quiere lograr y medir, y así podrá diseñar un programa de aprendizaje que ayude a crear esos resultados.

Es común escuchar "aumentar las ventas"  como objetivo general de capacitación. Sin embargo, es un uso valioso del tiempo entrar en detalle en estos objetivos deseados mucho más profundamente antes de que se diseñe cualquier contenido de capacitación. ¿Qué medida cuantitativa puede utilizar que tenga un mayor impacto en su negocio? ¿Cómo medirá específicamente el éxito?

Sus datos deben responder preguntas como estas:   

• ¿La capacitación ayudó a aumentar los ingresos o lograr la meta de ventas propuesta? ¿Ayudó a reducir los costos?
• ¿Cuáles son las áreas del programa de capacitación en línea que son más efectivas y en cuáles se está quedando cortas?
• Si la formación existente no da buenos resultados, ¿qué cambios son necesarios para mejorarla?     
• ¿Cómo saber si los módulos específicos del curso están funcionando?

Para responder a la pregunta principal y a las subyacentes, es importante aclarar cuáles van a ser las métricas relevantes que van a ayudar a resolver esta incógnita. Pero la búsqueda no termina ahí. El éxito de esta tarea se encuentra en combinar la evaluación de métricas de capacitación con la evaluación de métricas de negocios. Al utilizar ambos tipos de datos, se podrá determinar el impacto de los programas de formación en la empresa. 

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2) Evalúe otras métricas 

Más allá de la clásica tasa de finalización, existen otras variables que pueden ser indagadas a fin de evaluar la eficacia de un curso y los aprendizajes adquiridos. Las siguientes métricas son recomendables a fin de realizar un análisis adecuado:

1. La actividad realizada por sus empleados. Este parámetro brinda información sumamente detallada y valiosa acerca de sus niveles de participación y sus reacciones a diferentes partes del contenido de capacitación. 
2. Los materiales del curso más vistos. ¿Ciertas secciones involucran a los alumnos mejor que otros? Esta variable permite identificar qué partes de contenido les gustan a los alumnos y qué está funcionando de manera efectiva.
3. Los patrones observados en el comportamiento del alumno. Esta métrica ayuda a encontrar nuevas formas de mejorar las experiencias de aprendizaje para diferentes grupos y tipos de aprendizaje. Por ejemplo:

   -  ¿Qué partes del curso son áreas en los que las personas se quedan atascadas?
   - ¿Qué partes del curso involucran más a los estudiantes?
   - ¿Qué puntos de la sección del curso provocan más preguntas?
   ¿Los alumnos tienen dificultades con las evaluaciones, en general (cuestionario, examen, actividad)? 

4. La cantidad de sesiones. ¿Los usuarios regresan a los mismos contenidos más de una vez? Este es un factor clave para medir en el caso de que hayan recursos de apoyo para mejorar el rendimiento laboral.
5. Los puntos de salida. ¿Dónde dejan los usuarios el programa de aprendizaje y por qué? Esta métrica es muy útil para indagar acerca de bajas en el número de participantes en la capacitación. Podría revelar contenidos poco relevantes o un diseño UX poco atrayente o incómodo para el usuario. Con observar las encuestas de satisfacción o preguntar de forma directa se puede obtener mucha información sobre este tema.

3) Utilice una tecnología adecuada para la recopilación y análisis de datos

Resulta de vital importancia reunir todos los datos que provienen de múltiples fuentes en un solo lugar. De esta forma es posible revisar la calidad y profundidad de lo recopilado para luego comenzar a realizar un análisis fructífero de los datos, utilizando una herramienta o metodología adecuada. Una de las formas más efectivas de llevar adelante esta misión es a través de un LRS.

Lecturas recomendadas:

• 4 señales que indican que su empresa necesita implementar un LRS
• 5 Razones por qué su empresa debe considerar adoptar un LRS

4) Pase a la acción: mida para poder decidir

¿Cuál es el motivo verdadero para hacer una medición del aprendizaje? Toda esta gran movida no tiene otra causa que la de tomar decisiones fundadas en información útil y valiosa.

Una vez que los datos están disponibles, los equipos de capacitación y desarrollo deben poder aprovechar esos conocimientos de la forma más beneficiosa y relevante posible. Ya sea para demostrar el impacto comercial o para perfeccionar la entrega de programas de aprendizaje digital, la información obtenida de la medición del aprendizaje debe aprovecharse de una manera sistemática que respalde una cultura de mejora continua. Para que la información devenida de la medición de los aprendizajes sea utilizada de la mejor manera posible, le recomendamos lo siguiente:

• En primer lugar, desarrolle informes que sean fáciles de entender. Es fundamental abocarse en la confección de informes centrados y de lectura fácil, que a su vez detallen la información descubierta de manera atractiva. También debe hacer mención acerca de los pasos a seguir, es decir, cómo va a utilizar el nuevo conocimiento para modificar los enfoques existentes.
• En segundo lugar, y aunque parezca obvio es necesario mencionarlo: utilice la información obtenida para mejorar. El conocimiento de los datos que aportan las mediciones es de gran valor no sólo para comprender las áreas de debilidad en el desempeño de sus empleados, sino también para sugerir mejoras en las capacitaciones y en los procesos operativos que las acompañan, y que pueden tener un impacto significativo en el rendimiento de cada empleado. La información obtenida en la medición puede ser utilizada luego para ofrecer un aprendizaje altamente personalizado, orientado a las preferencias individuales y los niveles de competencia, reduciendo así el tiempo de aprendizaje y generando ahorros de eficiencia para la empresa.

Sin dudas, encarar los programas de capacitación teniendo en cuenta la métrica de los aprendizajes de forma integrada es un desafío para toda empresa, pero si piensa en los grandes beneficios que trae consigo y en las posibilidades a futuro que implica esta perspectiva, verá que se trata de una inversión a largo plazo. Pensar en el impacto del aprendizaje HOY significa apostar a un mejor desempeño laboral y a un crecimiento empresarial para MAÑANA.