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    ¿Cómo ser un gerente de proyectos de eLearning más productivo? 5 consejos indispensables

    Naturalmente los gerentes de proyecto competentes en eLearning o cualquier otra industria desean ser productivos. En cierto sentido, quieren lograr más en términos del trabajo que hacen por los demás. Quieren mejores materiales de aprendizaje, formas más eficientes de manejar los proyectos de los clientes, sin gastar energía y recursos innecesarios.

    Los diseñadores instruccionales y otros profesionales del eLearning planean crear todo tipo de cosas todos los días; en esencia esto es la gestión de proyectos. Por desgracia, en realidad no se habla mucho sobre la gestión de proyectos de eLearning. Es por eso que tiene sentido comenzar la conversación ahora, lidiar con problemas y eventualmente mejorar nuestras habilidades de gestión de proyectos.

    He aquí algunos consejos indispensables.

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    1) Empiece con estándares alcanzables y metas razonables

    En tanto el término productividad puede significar cosas diferentes para cada persona, podemos estar de acuerdo en algo: ser productivo empieza con definir metas concretas, específicas y sensibles al tiempo. Todo el mundo, desde los 500 directores ejecutivos de los que habla la revista Fortune, hasta los profesores de las escuelas, logran mantenerse productivos cuando definen metas significativas.

    Para identificar metas significativas para un proyecto, es válido preguntarse:

    • ¿Qué es este proyecto y por qué lo estoy haciendo?
    • ¿Cómo otras personas se pueden beneficiar de él? ¿Qué soluciones o entregables esperan de él?
    • ¿Cuáles son las metas de los clientes?
    • ¿Cuáles son los verdaderos problemas que quiero resolver con el proyecto?
    • ¿Quiénes participan en los resultados del proyecto?

    Por supuesto siempre hay otras preguntas que pueden ayudar a definir las metas. Discútalo con los colegas o los clientes y escriba las preguntas y metas que concordaron.

    Consejo adicional: revise algunas aplicaciones para definir metas:

    2) Recuerde el Principio de Pareto o la regla 80/20

    El Principio de Pareto plantea que el 20% del trabajo que se hace produce el 80% de los resultados que importan. Este principio, para decirlo de manera sencilla, anima a centrarse en el 20% de las actividades que son realmente cruciales.

    Comience por analizar cómo gasta su tiempo. Hay muchos programas buenos, tanto de escritorio como de  móviles, que le permiten realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que dedica a una tarea en particular. Haga uso de estas herramientas y mida críticamente el tiempo dedicado al trabajo y el tiempo invertido en otras cosas.

    ¿Está revisando su correo electrónico en forma constante? ¿Está siempre en Facebook? ¿Gasta al menos 10 minutos en Twitter cada hora?

    Trate al tiempo como su recurso más preciado. Imagine el efecto acumulativo de perder al menos una hora cada día. Esto es por lo menos 30 horas al mes, lo cual se traduce en más de tres días de trabajo.

    3) Utilice herramientas que mejoren la eficiencia y promuevan la colaboración

    Seguramente usted trabaja con su equipo todos los días. Intercambia una amplia cantidad de correos electrónico e incluso, lleva a cabo una discusión de grupo en tiempo real a medida que trabaja hacia la conclusión de un proyecto. El problema aquí es que no tiene un proceso estándar. Una gran cantidad de correos electrónicos y mensajes importantes se pierden en un mar de datos.

    La buena noticia es que hay diversas  aplicaciones que permiten la colaboración. Muchos del software de hoy están hechos para el trabajo colaborativo, especialmente el trabajo colaborativo a distancia. Utilice las herramientas que promueven la colaboración y la eficiencia.

    Éstas son sólo algunas de las herramientas de colaboración que se pueden agregar a su arsenal para la gestión de proyectos:

    Si utiliza Google Apps, es posible que quiera visitar el Marketplace y encontrar algunos de los mejores software de gestión de proyectos, además de que son gratuitos.

    4) Gestione el correo con más eficacia

    El correo electrónico se ve a menudo como un gran asesino de la productividad. Distrae fácilmente a las personas en el trabajo, constantemente los interrumpe en medio de una tarea importante.

    La verdad es que el correo electrónico puede beneficiar o perjudicar la productividad. Igual que cualquier otra herramienta o tecnología, siempre está en uno la opción de elegir. ¿Quiere utilizarlo para lograr más? o  ¿Va a utilizarlo para distraerse de la tarea actual? Elija utilizar el correo electrónico de forma inteligente. Aquí algunas ideas de cómo empezar:

    • Dese de baja de los boletines de noticias. Mejor aún, tenga un buzón o una carpeta separada para sus boletines de noticias.
    • Configure una o dos sesiones de correo electrónico todos los días. Pueden ser hasta tres, dependiendo del número de correos electrónicos importantes que tenga.
    • Utilice formas alternativas de comunicación con su equipo. Muchas de sus conversaciones podrían funcionar bien a través de Skype, Google Hangouts o aplicaciones similares.
    • Utilice las etiquetas del correo electrónico para organizar automáticamente todos los mensajes entrantes.

    5. Elabore mejores reuniones y más productivas

    Hay mucho que aprender de los altamente productivos directores ejecutivos (CEO) de grandes empresas. Son implacables cuando se trata de proteger su tiempo de los vampiros de productividad, como las reuniones.

    Carlos Ghosn, CEO de Renault y Nissan, por ejemplo, estrictamente asigna un máximo de una hora y media para asuntos únicos o reuniones no operacionales. La mitad del tiempo es para la presentación y la otra mitad es para el debate.

    Hay muchos otros directores ejecutivos, líderes y profesionales para aprender. Google usa su regla de "no más de diez personas en una reunión”. Apple promueve la rendición de cuentas en las reuniones mediante el nombramiento de "individuos directamente responsables" para cada proyecto. En el núcleo de estas tácticas y estrategias está la conciencia de que el tiempo es el recurso más valioso de una organización.

    Consejo adicional: Utilice Tempo

    Esta aplicación es un calendario inteligente que permite administrar citas, reuniones, información de contactos y entradas del calendario en un planificador unificado. No hay necesidad de buscar la última conversación de correo electrónico o un documento importante. Todos los correos electrónicos y documentos que corresponden a una reunión están perfectamente organizados. Además, permite a los usuarios unirse a las llamadas de conferencia sin contraseñas.

    ¿Cuáles son algunas cosas que han funcionado para usted? Comparta sus ideas a continuación.

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    Karla Gutierrez
    Karla Gutierrez
    Karla is an Inbound Marketer @Aura Interactiva, the developers of SHIFT. ES:Karla is an Inbound Marketer @Aura Interactiva, the developers of SHIFT.

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    La curva del olvido: por qué tu capacitación se borra en una semana — y cómo evitarlo

    Ciencia del aprendizaje y retención Tu gente no tiene un problema de motivación. Tiene un problema de memoria — y un experimento de hace 140 años lo describe con precisión. Esto es lo que dice la ciencia, y qué hacer al respecto desde el lunes por la mañana. Piensa en la última capacitación obligatoria que realizó tu organización. El tablero de finalización se puso en verde. La gente aprobó el cuestionario. La dirección marcó la casilla. Ahora hazte una pregunta incómoda: ¿cuánto de eso podrían usar realmente esos mismos colaboradores dos semanas después? Si la respuesta honesta es “no mucho”, no estás ante una falla de esfuerzo o de atención. Estás ante una propiedad fundamental del cerebro humano — una que fue medida, graficada y publicada antes de que la bombilla eléctrica fuera de uso común. Se llama la curva del olvido, y hasta que tu estrategia de aprendizaje la tenga en cuenta, estás pagando en silencio por llenar un balde con un agujero en el fondo. Un experimento del siglo XIX que aún gobierna tu presupuesto de capacitación En la década de 1880, un psicólogo alemán llamado Hermann Ebbinghaus decidió hacer algo que nadie había intentado: medir la memoria en sí misma. Creó cientos de sílabas sin sentido, las memorizó y luego midió cuánto podía recordar después de 20 minutos, una hora, un día y más. Graficó los resultados. Lo que encontró tiene una forma que cualquier directivo reconocería como un problema: la memoria no se desvanece de forma suave y pareja. Se desploma rápido al principio — la mayor pérdida ocurre en las horas siguientes al aprendizaje — y luego la caída se ralentiza a medida que lo que sobrevive se asienta. Dibújalo en una gráfica y obtienes un acantilado, no una pendiente suave. Esta es la versión que le importa a cualquiera que sea responsable de un equipo de trabajo: 100% 75% 50% 25% 0% Conocimiento retenido Día 0 Día 1 Día 3 Día 7 Día 30 Tiempo tras la capacitación repaso repaso repaso Capacitación única Capacitación + refuerzo espaciado La línea roja es lo que compra la mayoría de la capacitación corporativa: una caída pronunciada en los días posteriores a la sesión. La línea verde muestra el mismo contenido reforzado a intervalos espaciados. Cada repaso vuelve a elevar la retención — y cada vez, la memoria se desvanece más lentamente que antes. La curva se aplana con cada contacto. El detalle importante no son las cifras exactas del eje — esas varían según la persona, el material y qué tan significativo sea el contenido. El detalle importante es la forma. El aprendizaje que se entrega una sola vez, y nunca se retoma, sigue la línea roja hacia abajo. Y ninguna cantidad de pulido en la sesión original cambia esa trayectoria. Un curso bellamente producido que nunca se refuerza se olvida tan rápido como uno aburrido. Esto no es una teoría. Se ha replicado durante 140 años. Sería razonable ser escéptico ante un resultado de la década de 1880 basado en una sola persona memorizando sílabas sin sentido. Por eso vale la pena saber que la curva de Ebbinghaus es uno de los hallazgos más sólidos de toda la psicología. Una rigurosa replicación de 2015 reprodujo su curva del olvido con gran fidelidad, confirmando que la forma básica se sostiene bajo métodos modernos. Aún más importante para las organizaciones, la solución que implica la curva se ha probado mucho más ampliamente que la curva misma. Una revisión científica de referencia sintetizó 317 experimentos sobre cómo el momento de la práctica afecta a la memoria. La conclusión es una de las más consistentes en la ciencia del aprendizaje: distribuir el aprendizaje a lo largo del tiempo produce una retención a largo plazo muchísimo mejor que concentrarlo en una sola sesión. Mismo contenido, mismo tiempo total — resultado distinto, únicamente por cuándo se entregó. 317 experimentos independientes, sintetizados en una revisión de referencia, apuntan a la misma conclusión: el aprendizaje espaciado supera al aprendizaje concentrado para lograr una retención duradera. No es una moda ni la afirmación de un proveedor — es ciencia establecida. “La palanca más desaprovechada en el aprendizaje corporativo no es mejor contenido ni más presupuesto. Es el momento. Cuándo entregas la capacitación es tan decisivo como qué entregas.” Por qué el modelo estándar de capacitación corporativa lucha contra el cerebro La mayoría del aprendizaje organizacional está diseñado casi a la perfección para ubicarse en la línea equivocada de esa gráfica. Considera cómo funciona un programa típico: 1 Es un evento, no un proceso Un taller de medio día, un módulo anual de cumplimiento, un maratón de incorporación de una sola vez. El cerebro trata una exposición única como información de baja prioridad y la descarta — exactamente como predice la curva. 2 Lo carga todo al inicio Meter el equivalente a un año de políticas en una sola sesión se siente eficiente y es lo contrario. La entrega concentrada es la forma más rápida de garantizar la pronunciada curva roja. 3 Mide la finalización, no la retención Una tasa de finalización del 95% te dice que la gente estuvo presente durante el contenido. No dice nada sobre si lo recordará cuando llegue el momento de aplicarlo — que es lo único que afecta al desempeño. 4 Nunca regresa Sin un segundo, tercer y cuarto contacto deliberados, no hay mecanismo que interrumpa el olvido. El refuerzo que aplana la curva simplemente nunca ocurre. El resultado es una costosa ilusión de aprendizaje. La actividad es real. La capacidad duradera no lo es. Y como el olvido ocurre en silencio, semanas después de la capacitación cuando nadie está mirando, la pérdida rara vez aparece en algún reporte. Cómo se ve trabajar a favor de la curva La buena noticia escondida en la curva del olvido es que también te entrega la solución. Cada vez que una memoria se recupera y se refuerza, se desvanece más lentamente después. Así que todo el juego se reduce a esto: interrumpir la caída, en los momentos correctos, con la menor fricción posible. Así se traduce en la práctica. El modelo de evento (lucha contra la curva) El modelo de refuerzo (trabaja con ella) Una sesión larga y luego silencio Una sesión inicial breve y luego seguimientos espaciados durante días y semanas Releer las diapositivas de forma pasiva Recuperación activa — una pregunta rápida que obliga al cerebro a recuperar la respuesta Todos repasan todo Cada persona vuelve sobre lo que ella falló, no sobre lo que ya sabe La capacitación vive en un portal aparte El refuerzo llega en el flujo de trabajo, en dosis de dos minutos Éxito = curso completado Éxito = el conocimiento sigue ahí semanas después, y se ve en el comportamiento 1. Convierte el evento en una secuencia El cambio más poderoso casi no cuesta nada: deja de pensar en la capacitación como un día y empieza a pensarla como una campaña. Un curso de 40 minutos seguido de tres breves contactos de refuerzo durante el mes siguiente superará a un curso de dos horas seguido de nada — con menos tiempo total frente a la pantalla. 2. Haz que la gente recupere, no que relea El refuerzo funciona porque el cerebro tiene que extraer la respuesta, no porque vuelva a ver el contenido. Una sola pregunta bien colocada — “¿Cuál es el primer paso si detectas esto?” — hace más por la retención que volver a ver el módulo completo. Integra la recuperación en cada contacto. 3. Espacia los contactos y luego amplía los intervalos Retoma el material nuevo poco después de la primera exposición y luego deja que los intervalos crezcan — un día, luego varios días, luego un par de semanas. A medida que la memoria se fortalece, necesita menos refuerzo. Cada ciclo compra una curva más plana y una mayor duración. 4. Personaliza qué se repasa Obligar a un colaborador destacado a repasar lo que ya sabe desperdicia su tiempo y erosiona su buena voluntad. El refuerzo debe concentrarse en los puntos débiles de cada persona. Aquí es donde el modelo de refuerzo deja de ser un ejercicio de calendario y empieza a requerir un sistema capaz de adaptarse al individuo. Idea clave La curva del olvido no es una razón para gastar más en capacitación. Es una razón para gastar de forma distinta. Las organizaciones que ganan no son las que tienen las bibliotecas de cursos más grandes — son las que refuerzan una menor cantidad de contenido en los momentos correctos, para que de verdad perdure. El argumento de negocio es más simple de lo que parece Deja de lado la neurociencia y el argumento para las organizaciones es contundente. Si la mayor parte de lo que enseñas desaparece en una semana, entonces el costo real de la capacitación de una sola vez no es el precio del curso. Es el precio del curso más todo lo que sale mal porque el conocimiento no estaba ahí cuando importaba — el incumplimiento normativo, el descuido de seguridad, la conversación de ventas que no cuajó, el nuevo colaborador que tarda el doble en volverse productivo. El refuerzo no solo mejora una métrica de capacitación. Es la diferencia entre un aprendizaje que cambia lo que la gente hace y uno que apenas cambia lo que la gente puede recitar. Para cualquier líder que alguna vez se preguntó por qué un programa de capacitación bien ejecutado no movió el desempeño, la curva del olvido suele ser la respuesta — y el modelo de refuerzo suele ser el remedio. Cómo SHIFT te ayuda a vencer la curva Este es precisamente el problema que SHIFT fue creado para resolver. Durante casi tres décadas hemos ayudado a organizaciones globales a mover el aprendizaje fuera de la pronunciada línea roja y hacia la línea verde más plana — no con más contenido, sino con una entrega más inteligente. Nuestro ecosistema impulsado por IA está diseñado en torno a cómo funciona realmente la memoria: crea aprendizaje atractivo con rapidez y luego refuérzalo con contactos espaciados basados en la recuperación, que se adaptan a cada persona y la alcanzan en el flujo de trabajo. En lugar de un evento único que se desvanece para el viernes, obtienes una secuencia diseñada para que el conocimiento perdure — y la medición para demostrarlo. 1 Diseñado para el refuerzo, no solo para la entrega El aprendizaje se diseña como una secuencia de contactos bien programados, de modo que la retención queda integrada desde el inicio en lugar de dejarse al azar. 2 Adaptativo por diseño Cada persona dedica su tiempo a lo que aún no domina — la personalización que hace que el refuerzo sea eficiente en vez de tedioso. 3 Probado a escala global Seis millones de personas capacitadas en más de 43 países, con el respaldo de casi 30 años de experiencia en eLearning y alrededor de 20 premios de la industria. Es tecnología probada, no un experimento. Deja de pagar por que te olviden. Descubre cómo SHIFT convierte la capacitación de una sola vez en aprendizaje que sobrevive a la curva del olvido — y que se refleja en el desempeño. Solicita una demo En resumen Ebbinghaus demostró en la década de 1880 algo que la mayoría de las organizaciones sigue ignorando en la década de 2020: sin refuerzo, el aprendizaje se evapora, rápido. La curva del olvido no es una nota al pie en un libro de psicología. Es una línea en tu presupuesto — el costo invisible de cada programa que termina en el instante en que termina la sesión. No puedes apagar el olvido. Pero sí puedes decidir por cuál curva transita tu gente. La pregunta no es si tu capacitación se está olvidando. Es si vas a hacer algo al respecto. Fuentes: Ebbinghaus, H., Über das Gedächtnis (1885) • Murre, J.M.J. & Dros, J., “Replication and Analysis of Ebbinghaus' Forgetting Curve,” PLOS ONE (2015) • Cepeda, N.J., Pashler, H., Vul, E., Wixted, J.T. & Rohrer, D., “Distributed Practice in Verbal Recall Tasks,” Psychological Bulletin (2006)

    Cada empleado tiene ahora un tutor que nunca duerme. La pregunta es quién lo controla.

    El cambio más importante que la inteligencia artificial trae al aprendizaje corporativo no es que pueda generar un curso en minutos. Es que, por primera vez, cada empleado de su organización puede tener algo que antes estaba reservado para ejecutivos y atletas de élite: un guía paciente y siempre disponible que responde la pregunta exacta que tienen, en el momento exacto en que la tienen.

    Tu mejor conocimiento no debería entrenar el modelo de otra empresa

    Toda organización está sentada, casi sin notarlo, sobre un cuerpo de conocimiento que le tomó años y mucho dinero construir: la forma en que incorpora a su gente, los métodos que hacen que su capacitación funcione, las respuestas ganadas con esfuerzo a las preguntas que los clientes realmente hacen, los manuales que la separan de la competencia. En la mayoría de las empresas, ese conocimiento vive disperso en documentos, cursos, sesiones grabadas y en la cabeza de unas pocas personas con experiencia.

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