La mayoría de los Administradores de Proyectos experimentados siguen los mismos 5 pasos cuando se toman decisiones con el fin de mantener sus proyectos controlados, por debajo del presupuesto y generando resultados exitosos. Estos 5 pasos se aplican a cualquier tipo de proyecto, pero ¿Cómo aplican en los proyectos de desarrollo de e-learning?
Vamos a entrar en mayor detalle:
Paso 1: La investigación del problema
Cuando surge un problema durante la ejecución de un proyecto, dé el primer paso e invierta tiempo en identificar la causa y también asegúrese que no es sólo un síntoma de otro problema subyacente. Usualmente, estos problemas suelen estar relacionados con las personas, procesos, equipos o materiales. Averigüe cuándo, por qué y cómo se produjo y el impacto que puede tener en su proyecto.
Si desea identificar la causa del problema, plantése las siguientes preguntas:
- ¿Está el problema relacionado con el manejo de contenido?
- ¿Está el problema relacionado con los gráficos?
- ¿Está el problema relacionado con la funcionalidad de una pantalla en particular?
- ¿Está el problema relacionado con la aplicación de los resultados finales de su proyecto e-learning? Por ejemplo, ¿Está usted corriendo su curso de forma local o en un LMS?
Paso 2: Dar prioridad a la cuestión
Los proyectos tienden a tener una característica común entre ellos: existen problemas todo el tiempo. De esta forma, para que usted los resuelva todos de manera eficiente, tendrá que determinar si cada problema necesita su atención urgente o no, basado principalmente en el impacto que puede tener en el proceso de desarrollo de su curso e-learning.
Si su impacto es alto, por ejemplo, causará un retraso en la fecha de entrega o tendrá un impacto negativo en los costos del proyecto, así usted deberá definirlo como "cuestión de alta prioridad" y dejar en lo que está trabajando y resolverlo lo más rápidamente posible.
A veces, añadir contenido extra (más del que originalmente es proporcionado por el cliente final) a su curso e-learning podrá generar un impacto en las fechas de entrega o podría aumentar el costo total del proyecto. Cuestiones como estas, sin duda alguna son de prioridad alta y van a requerir atención inmediata como jefe del proyecto.
Recuerde que ser claro y conciso sobre el alcance de su proyecto e-learning es clave para lograr resultados exitosos. Para hacerlo, debe ser consciente de la naturaleza de los contenidos proporcionados por el cliente, así como las expectativas que estos puedan tener sobre el resultado final, pero lo más importante, tiene que estar en sintonía con los objetivos de aprendizaje asociados. Siempre pregúntese si el problema pone en peligro en modo alguno los objetivos de aprendizaje de su curso y confie en su diseñador de instruccional para que revise esto dos veces.
Paso 3: Identificar las soluciones
Con una clara comprensión del problema y su nivel de prioridad, es necesario identificar varias maneras para hacerle frente. Después de hacerlo, puede revisar cada alternativa de acuerdo con la siguiente lista de verificación con el fin de determinar si en realidad sería la mejor opción posible:
- ¿Resuelve la causa del problema?
- ¿Es fácil y práctica para poner en práctica?
- ¿Evitará que el problema vuelva a ocurrir?
Tenga en cuenta que los objetivos de aprendizaje del curso que está desarrollando son los elementos más importantes de su proceso de toma de decisiones. Por lo tanto, reúna a su equipo y juntos traten de encontrar soluciones que le ayuden a alcanzar esos objetivos. Incluso, motive a su equipo para llegar a soluciones que mejoren los objetivos de alguna manera o que va a contribuir de una manera positiva el tiempo de entrega del proyecto o el bolsillo de su cliente. Dicen que dos cerebros piensan mejor que uno, así que imagínese lo que un montón de cerebros juntos harían!Paso 4: Tome la decisión
Ahora que ya ha reunido toda la información que necesita para tomar su decisión, tenga cuidado de no tomar sus decisiones con demasiada precipitación. Tómese el tiempo para considerar con cautela los pros y los contras de la situación. Si es necesario, salga a caminar para despejarse, pero siempre recuerde que debe tomar un poco más de tiempo para tomar decisiones críticas que afectarán directamente el éxito de su proyecto.
Decisiones simples, tales como decidir lo que vamos a tener para el almuerzo, se pueden hacer fácilmente, pero cuando las decisiones tendrán un impacto directo en lel tiempo de entrega, en los costos o en los objetivos del curso, necesita de una investigación, un proceso de pensamiento y de mente clara.
Paso 5: Actué!
Una vez que haya pensado bien y finalmente haya tomado una decisión, tiene que estar totalmente comprometido en la aplicación de la misma. Actue de inmediato informando a su equipo acerca de ella y luego programando todas las tareas necesarias para que esto ocurra.
Todos los problemas, no importa lo pequeños que sean, afectarán su proyecto de una manera u otra, por lo que tendrá que actuar rápidamente una vez tome la decisión.
Si usted sigue estos pasos para cada decisión que deba tomar en sus proyectos de eLearning, le puedo asegurar que va a hacer más conciso y más rápido en la toma de decisiones.
