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    Una guía paso a paso para digitalizar sus contenidos formativos

    Si su empresa ha estado priorizando la capacitación del personal de forma presencial a lo largo de los años, lo más probable es que en este momento usted tenga a su alcance una gran cantidad de material de calidad disponible para dar forma a nuevas modalidades de formación.

    Con la evolución de la tecnología, los nuevos contextos laborales y las expectativas de los colaboradores modernos, ¿no sería genial empezar a digitalizar sus contenidos formativos?

    Si usted está interesado en dar ese salto al mundo eLearning, en este artículo le contamos cómo debe proceder.

    Preparación para iniciar la digitalización de contenidos formativos

    Transformar con éxito el contenido de capacitación existente para adaptarse al modelo de eLearning requiere un proceso de preparación.

    Si simplemente se enfoca en la conversión literal (es decir, tomando cada diapositiva de una presentación y haciendo una representación digital exacta de la misma en la plataforma); lo más probable es que termine con un libro electrónico sin ofrecer una experiencia de aprendizaje de valor para sus colaboradores.

    Esto es lo que debe tener en cuenta al prepararse para la conversión:

    1) Prepare un inventario detallado de lo que tiene: 

     

    La capacitación en formato presencial generalmente se compone de diapositivas de PowerPoint, notas del curso, archivos de audio y vídeo y hojas de trabajo. También puede haber otros materiales auxiliares, como hojas de respuestas, guías para estudiantes y formularios. Como primer paso, debe hacer un inventario de todo el material para cada curso.

     

    Leer más: Guía paso a paso para realizar un inventario de contenido para eLearning 

     

    2) Comprender por qué se creó el curso originalmente: 

     

    Cada "Cómo" exitoso está precedido por una comprensión profunda del "Por qué". Al entender por qué el curso fue ideado en primer lugar, es posible que pueda obtener algunas pistas vitales sobre cómo puede facilitar su transición a digital. 

     

    Por ejemplo:  Si los diagramas de flujo existentes estaban destinados a ayudar a los alumnos a comprender y, a continuación, aplicar flujos de proceso al procedimiento adecuado; entonces tal vez se pueda desarrollar un componente interactivo donde los estudiantes puedan arrastrar elementos de "flujo" y dejarlos caer en los elementos de "procedimiento" correspondientes en línea.

     

    Por otra parte, si esos flujos estuvieran destinados a servir como material de referencia para utilizar en el trabajo, entonces simplemente adjuntarlos en un repositorio central de ayuda complementario o crear acceso a través de hipervínculos puede funcionar perfectamente. 

     

    3) Revisar antes de digitalizar

     

    Ahora que tiene toda la "materia prima", a menudo es tentador empezar inmediatamente a transcribir lo que tiene y convertirlo en un curso. ¡No lo haga! Estos son algunas tareas importantes que se recomienda realizar previo a abrir la herramienta de autoría:

    • Revise todo el contenido existente para ver si la información es precisa
    • Si es posible, corrija la información obsoleta o, como mínimo, marque esas partes para su actualización/revisión
    • Muchos cursos presenciales a menudo repiten conceptos y componentes clave del curso en los materiales proporcionados a los alumnos. En el mundo eLearning, es más sencillo volver a vincularlo al contenido anterior en lugar de convertirlo varias veces. Estas oportunidades también deben marcarse. 

    4) Observe una sesión presencial... si es posible 

     

    Si hay una sesión presencial en curso o una grabación de una sesión anterior puede ser invaluable para los miembros clave de su equipo observarla. 

     

    Si lo hace, deberá:

    • Proporcionar al equipo ideas y una visión única sobre cómo convertir algunos de los materiales en contenido digital.
    • Ayudar al equipo a identificar aspectos críticos de la experiencia y de la naturaleza del contenido, para replicarlo lo más posibles en el entorno virtual. 
    • Identificar posibles "brechas" de información en el contenido existente (por ejemplo, si los alumnos continuamente piden aclaraciones sobre contenido específico), que se pueden conectar durante el proceso de conversión (por ejemplo: agregando una sección de preguntas frecuentes en línea) 

    Transformación: De lo tradicional a eLearning

    Sus pasos de preparación han establecido el escenario para llevar a cabo la digitalización del contenido formativo:

     

    1) Organización

     

    Para que todo el proceso de digitalización del contenido sea muy eficaz, primero debe organizarse:

    • Asegúrese de que ha identificado a todos los miembros de su equipo, incluidos los diseñadores instruccionales, los expertos en la materia (SME) y el personal de apoyo.
    • Asigne roles y responsabilidades claras para cada miembro del equipo, incluida la definición de áreas en las que puede haber una responsabilidad conjunta, como la identificación de los objetivos y plazos del proyecto. 

    Leer más: 7 factores para garantizar una implementación exitosa del eLearning 

     

    2) Reinventar y transformar... No sólo convertir

     

    La conversión es una excelente oportunidad para repensar el propósito de todo el contenido existente. Es posible que se sorprenda incluso de la oportunidad que hay de replantear el contenido existente para que sea más fácil de usar y más adaptable a eLearning. 

     

    Algunas consideraciones importantes: 

    • ¿Tiene texto excesivo y contenido muy detallado? ¿Podrían algunos de ellos convertirse en gráficos, imágenes o infografías? ¿Podría desecharse de algunos de ellos y nada pasaría?
    • ¿En las presentaciones existentes, hay imágenes estáticas seguidas de párrafos masivos de texto? Tal vez introducir la funcionalidad de "hover" (pasar el mouse sobre alguna imagen) o incluir interacciones "Hotspot" producirán una mejor experiencia de aprendizaje en estos casos para que las pantallas de su curso eLearning no se vean tan sobrecargadas. Los alumnos pueden simplemente pasar el puntero del mouse sobre partes de los gráficos, y el texto emergente explicará lo que están mirando - todo en la misma diapositiva! 
    • Las buenas prácticas de diseño instruccional sugieren que se logran mejores resultados de eLearning al utilizar recursos multimedia de forma balanceada. Considera la posibilidad de eliminar pantallas con mucho en formato de texto, y sustituir parte de él con audios o crear sus propios videos internamente. 

    Lectura recomendada: Mejores prácticas para transformar sus cursos presenciales en cursos eLearning

     

    3) Reestructurar... No te solo adaptar

     

    No adopte ciegamente el mismo flujo de curso que utiliza el contenido presencial existente. A diferencia de esa modalidad, la mayoría de los cursos de eLearning son auto-dirigidos. 

     

    Como resultado, eso implica poner más control en las manos del alumno.

     

    Aquí algunas consideraciones importantes:

    • Reestructurar el contenido del curso para que se ofrezca "bajo demanda" - en cualquier momento y en cualquier lugar. 
    • Permitir que se omitan segmentos específicos del curso, dependiendo de la elección de un alumno y su nivel de experiencia o conocimiento. 

    También leer: Errores comunes al convertir la capacitación presencial a eLearning

     

    4) Reducir... No repetir 

     

    Lo más fácil de hacer en un ejercicio de conversión de presencial a eLearning es repetir el contenido existente tal cual. Sin embargo, las buenas prácticas de diseño instruccional no admiten este enfoque. 

     

    Aquí les dejamos algunas simples recomendaciones: 

    • Simplifique el texto en la medida en que no abrume al estudiante. Una pantalla cargada de contenido teórico es una manera automática de desconectar a los estudiantes en línea rápidamente.
    • Divida grandes lecciones en varias partes, lo que hace que cada submódulo no dure más de 12- 15 minutos.
    • En lugar de repetir contenido a lo largo del curso, considere la posibilidad de agregar una barra lateral al curso, donde se puede acceder a los resúmenes de módulos, capítulos información a necesidad del estudiante.  

    Si bien la "conversión" es su objetivo final, mover el contenido de aprendizaje presencial existente a la era digital no debería ser solo sobre la conversión literal. El objetivo debe ser reinventar, reestructurar y reducir, y también aprovechar las tecnologías más nuevas y las buenas prácticas de diseño instruccional para crear una EXPERIENCIA de aprendizaje en lugar de solo un eBook. 
     

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    Diana Cohen
    Diana Cohen
    Education Writer | eLearning Expert | EdTech Blogger. Creativa, apasionada por mi labor, disruptiva y dinámica para transformar el mundo de la formación empresarial.

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    La curva del olvido: por qué tu capacitación se borra en una semana — y cómo evitarlo

    Ciencia del aprendizaje y retención Tu gente no tiene un problema de motivación. Tiene un problema de memoria — y un experimento de hace 140 años lo describe con precisión. Esto es lo que dice la ciencia, y qué hacer al respecto desde el lunes por la mañana. Piensa en la última capacitación obligatoria que realizó tu organización. El tablero de finalización se puso en verde. La gente aprobó el cuestionario. La dirección marcó la casilla. Ahora hazte una pregunta incómoda: ¿cuánto de eso podrían usar realmente esos mismos colaboradores dos semanas después? Si la respuesta honesta es “no mucho”, no estás ante una falla de esfuerzo o de atención. Estás ante una propiedad fundamental del cerebro humano — una que fue medida, graficada y publicada antes de que la bombilla eléctrica fuera de uso común. Se llama la curva del olvido, y hasta que tu estrategia de aprendizaje la tenga en cuenta, estás pagando en silencio por llenar un balde con un agujero en el fondo. Un experimento del siglo XIX que aún gobierna tu presupuesto de capacitación En la década de 1880, un psicólogo alemán llamado Hermann Ebbinghaus decidió hacer algo que nadie había intentado: medir la memoria en sí misma. Creó cientos de sílabas sin sentido, las memorizó y luego midió cuánto podía recordar después de 20 minutos, una hora, un día y más. Graficó los resultados. Lo que encontró tiene una forma que cualquier directivo reconocería como un problema: la memoria no se desvanece de forma suave y pareja. Se desploma rápido al principio — la mayor pérdida ocurre en las horas siguientes al aprendizaje — y luego la caída se ralentiza a medida que lo que sobrevive se asienta. Dibújalo en una gráfica y obtienes un acantilado, no una pendiente suave. Esta es la versión que le importa a cualquiera que sea responsable de un equipo de trabajo: 100% 75% 50% 25% 0% Conocimiento retenido Día 0 Día 1 Día 3 Día 7 Día 30 Tiempo tras la capacitación repaso repaso repaso Capacitación única Capacitación + refuerzo espaciado La línea roja es lo que compra la mayoría de la capacitación corporativa: una caída pronunciada en los días posteriores a la sesión. La línea verde muestra el mismo contenido reforzado a intervalos espaciados. Cada repaso vuelve a elevar la retención — y cada vez, la memoria se desvanece más lentamente que antes. La curva se aplana con cada contacto. El detalle importante no son las cifras exactas del eje — esas varían según la persona, el material y qué tan significativo sea el contenido. El detalle importante es la forma. El aprendizaje que se entrega una sola vez, y nunca se retoma, sigue la línea roja hacia abajo. Y ninguna cantidad de pulido en la sesión original cambia esa trayectoria. Un curso bellamente producido que nunca se refuerza se olvida tan rápido como uno aburrido. Esto no es una teoría. Se ha replicado durante 140 años. Sería razonable ser escéptico ante un resultado de la década de 1880 basado en una sola persona memorizando sílabas sin sentido. Por eso vale la pena saber que la curva de Ebbinghaus es uno de los hallazgos más sólidos de toda la psicología. Una rigurosa replicación de 2015 reprodujo su curva del olvido con gran fidelidad, confirmando que la forma básica se sostiene bajo métodos modernos. Aún más importante para las organizaciones, la solución que implica la curva se ha probado mucho más ampliamente que la curva misma. Una revisión científica de referencia sintetizó 317 experimentos sobre cómo el momento de la práctica afecta a la memoria. 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Considera cómo funciona un programa típico: 1 Es un evento, no un proceso Un taller de medio día, un módulo anual de cumplimiento, un maratón de incorporación de una sola vez. El cerebro trata una exposición única como información de baja prioridad y la descarta — exactamente como predice la curva. 2 Lo carga todo al inicio Meter el equivalente a un año de políticas en una sola sesión se siente eficiente y es lo contrario. La entrega concentrada es la forma más rápida de garantizar la pronunciada curva roja. 3 Mide la finalización, no la retención Una tasa de finalización del 95% te dice que la gente estuvo presente durante el contenido. No dice nada sobre si lo recordará cuando llegue el momento de aplicarlo — que es lo único que afecta al desempeño. 4 Nunca regresa Sin un segundo, tercer y cuarto contacto deliberados, no hay mecanismo que interrumpa el olvido. El refuerzo que aplana la curva simplemente nunca ocurre. El resultado es una costosa ilusión de aprendizaje. La actividad es real. La capacidad duradera no lo es. Y como el olvido ocurre en silencio, semanas después de la capacitación cuando nadie está mirando, la pérdida rara vez aparece en algún reporte. Cómo se ve trabajar a favor de la curva La buena noticia escondida en la curva del olvido es que también te entrega la solución. Cada vez que una memoria se recupera y se refuerza, se desvanece más lentamente después. Así que todo el juego se reduce a esto: interrumpir la caída, en los momentos correctos, con la menor fricción posible. Así se traduce en la práctica. El modelo de evento (lucha contra la curva) El modelo de refuerzo (trabaja con ella) Una sesión larga y luego silencio Una sesión inicial breve y luego seguimientos espaciados durante días y semanas Releer las diapositivas de forma pasiva Recuperación activa — una pregunta rápida que obliga al cerebro a recuperar la respuesta Todos repasan todo Cada persona vuelve sobre lo que ella falló, no sobre lo que ya sabe La capacitación vive en un portal aparte El refuerzo llega en el flujo de trabajo, en dosis de dos minutos Éxito = curso completado Éxito = el conocimiento sigue ahí semanas después, y se ve en el comportamiento 1. Convierte el evento en una secuencia El cambio más poderoso casi no cuesta nada: deja de pensar en la capacitación como un día y empieza a pensarla como una campaña. Un curso de 40 minutos seguido de tres breves contactos de refuerzo durante el mes siguiente superará a un curso de dos horas seguido de nada — con menos tiempo total frente a la pantalla. 2. Haz que la gente recupere, no que relea El refuerzo funciona porque el cerebro tiene que extraer la respuesta, no porque vuelva a ver el contenido. Una sola pregunta bien colocada — “¿Cuál es el primer paso si detectas esto?” — hace más por la retención que volver a ver el módulo completo. Integra la recuperación en cada contacto. 3. Espacia los contactos y luego amplía los intervalos Retoma el material nuevo poco después de la primera exposición y luego deja que los intervalos crezcan — un día, luego varios días, luego un par de semanas. A medida que la memoria se fortalece, necesita menos refuerzo. Cada ciclo compra una curva más plana y una mayor duración. 4. Personaliza qué se repasa Obligar a un colaborador destacado a repasar lo que ya sabe desperdicia su tiempo y erosiona su buena voluntad. El refuerzo debe concentrarse en los puntos débiles de cada persona. Aquí es donde el modelo de refuerzo deja de ser un ejercicio de calendario y empieza a requerir un sistema capaz de adaptarse al individuo. Idea clave La curva del olvido no es una razón para gastar más en capacitación. Es una razón para gastar de forma distinta. Las organizaciones que ganan no son las que tienen las bibliotecas de cursos más grandes — son las que refuerzan una menor cantidad de contenido en los momentos correctos, para que de verdad perdure. El argumento de negocio es más simple de lo que parece Deja de lado la neurociencia y el argumento para las organizaciones es contundente. Si la mayor parte de lo que enseñas desaparece en una semana, entonces el costo real de la capacitación de una sola vez no es el precio del curso. Es el precio del curso más todo lo que sale mal porque el conocimiento no estaba ahí cuando importaba — el incumplimiento normativo, el descuido de seguridad, la conversación de ventas que no cuajó, el nuevo colaborador que tarda el doble en volverse productivo. El refuerzo no solo mejora una métrica de capacitación. Es la diferencia entre un aprendizaje que cambia lo que la gente hace y uno que apenas cambia lo que la gente puede recitar. Para cualquier líder que alguna vez se preguntó por qué un programa de capacitación bien ejecutado no movió el desempeño, la curva del olvido suele ser la respuesta — y el modelo de refuerzo suele ser el remedio. Cómo SHIFT te ayuda a vencer la curva Este es precisamente el problema que SHIFT fue creado para resolver. Durante casi tres décadas hemos ayudado a organizaciones globales a mover el aprendizaje fuera de la pronunciada línea roja y hacia la línea verde más plana — no con más contenido, sino con una entrega más inteligente. Nuestro ecosistema impulsado por IA está diseñado en torno a cómo funciona realmente la memoria: crea aprendizaje atractivo con rapidez y luego refuérzalo con contactos espaciados basados en la recuperación, que se adaptan a cada persona y la alcanzan en el flujo de trabajo. En lugar de un evento único que se desvanece para el viernes, obtienes una secuencia diseñada para que el conocimiento perdure — y la medición para demostrarlo. 1 Diseñado para el refuerzo, no solo para la entrega El aprendizaje se diseña como una secuencia de contactos bien programados, de modo que la retención queda integrada desde el inicio en lugar de dejarse al azar. 2 Adaptativo por diseño Cada persona dedica su tiempo a lo que aún no domina — la personalización que hace que el refuerzo sea eficiente en vez de tedioso. 3 Probado a escala global Seis millones de personas capacitadas en más de 43 países, con el respaldo de casi 30 años de experiencia en eLearning y alrededor de 20 premios de la industria. Es tecnología probada, no un experimento. Deja de pagar por que te olviden. Descubre cómo SHIFT convierte la capacitación de una sola vez en aprendizaje que sobrevive a la curva del olvido — y que se refleja en el desempeño. Solicita una demo En resumen Ebbinghaus demostró en la década de 1880 algo que la mayoría de las organizaciones sigue ignorando en la década de 2020: sin refuerzo, el aprendizaje se evapora, rápido. La curva del olvido no es una nota al pie en un libro de psicología. Es una línea en tu presupuesto — el costo invisible de cada programa que termina en el instante en que termina la sesión. No puedes apagar el olvido. Pero sí puedes decidir por cuál curva transita tu gente. La pregunta no es si tu capacitación se está olvidando. Es si vas a hacer algo al respecto. Fuentes: Ebbinghaus, H., Über das Gedächtnis (1885) • Murre, J.M.J. & Dros, J., “Replication and Analysis of Ebbinghaus' Forgetting Curve,” PLOS ONE (2015) • Cepeda, N.J., Pashler, H., Vul, E., Wixted, J.T. & Rohrer, D., “Distributed Practice in Verbal Recall Tasks,” Psychological Bulletin (2006)

    Cada empleado tiene ahora un tutor que nunca duerme. La pregunta es quién lo controla.

    El cambio más importante que la inteligencia artificial trae al aprendizaje corporativo no es que pueda generar un curso en minutos. Es que, por primera vez, cada empleado de su organización puede tener algo que antes estaba reservado para ejecutivos y atletas de élite: un guía paciente y siempre disponible que responde la pregunta exacta que tienen, en el momento exacto en que la tienen.

    Tu mejor conocimiento no debería entrenar el modelo de otra empresa

    Toda organización está sentada, casi sin notarlo, sobre un cuerpo de conocimiento que le tomó años y mucho dinero construir: la forma en que incorpora a su gente, los métodos que hacen que su capacitación funcione, las respuestas ganadas con esfuerzo a las preguntas que los clientes realmente hacen, los manuales que la separan de la competencia. En la mayoría de las empresas, ese conocimiento vive disperso en documentos, cursos, sesiones grabadas y en la cabeza de unas pocas personas con experiencia.

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