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    Transformación de contenido de capacitación: de presencial al eLearning

    En la actualidad, la digitalización de los contenidos formativos se ha convertido en una prioridad para muchas empresas y organizaciones que desean adaptarse a la era digital. La pandemia del COVID-19 ha acelerado esta necesidad de migrar a soluciones de formación en línea para continuar ofreciendo capacitación a los empleados de forma remota. Además, las ventajas del e-Learning, como la flexibilidad, la accesibilidad y la reducción de costos, han llevado a un aumento en la demanda de soluciones de formación en línea.

    Según una encuesta realizada por Deloitte, el 56% de los encuestados considera que la digitalización de la formación es una prioridad importante para sus organizaciones, y el 35% planea aumentar su inversión en tecnologías de aprendizaje en línea en los próximos años. Además, la misma encuesta reveló que el 77% de las empresas encuestadas ya están utilizando tecnologías de aprendizaje en línea.

    Sin embargo, es importante tener en cuenta que el e-Learning es un formato diferente al de la formación presencial. No se trata simplemente de pasar el mismo contenido existente en formato analógico a un formato en línea, sino de convertirlo y adaptarlo al nuevo medio. Es importante considerar aspectos como la interactividad, la accesibilidad y el diseño instruccional efectivo para asegurar que el contenido sea atractivo y efectivo para los colaboradores.

    La conversión de contenido existente de capacitación a un modelo de e-Learning implica un trabajo de preparación previo. Si se comienza el proceso de transformación simplemente convirtiendo cada diapositiva o presentación tal cual, se puede terminar con un eBook que no ofrezca una experiencia de aprendizaje mejorada para los alumnos. En este sentido, es importante seguir tres etapas para lograr una conversión exitosa.


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    Etapa #1: Preparándose para la conversión

    Esto es lo que debe considerar cuando se está preparando para la conversión:

    1) Prepare un inventario detallado de lo que ya tiene

    La capacitación presencial usualmente comprende diapositivas de PowerPoint, documentos, hojas de trabajo, notas del curso, archivos de audio o video, PDF's y hojas de cálculo. Puede haber otros materiales auxiliares también, como imágenes, infografías y formularios de retroalimentación. Como primer paso, debe recopilar todo el material existente para una conversión eLearning exitosa.  

    2) Entienda por qué fue creado el curso

    Todo “Cómo” exitoso es precedido por un profundo entendimiento del “Por qué”. Al entender por qué se creó un curso de eLearning en primer lugar, usted podría obtener pistas fundamentales sobre cómo facilitar la transición al formato digital.

    Por ejemplo:

    Si los diagramas de flujo existentes tenían el objetivo de ayudar a los alumnos a entender y luego aplicar los flujos de procesos al procedimiento adecuado; entonces quizás se puede desarrollar un componente interactivo para que los alumnos arrastren elementos del “flujo” y los coloquen en los correspondientes elementos de “procedimiento” en línea.

    Por otra parte, si esos flujos tenían por objetivo servir como material de referencia para utilizarse en el trabajo, una recreación digital, completa con hipervínculos e interactividad, y almacenados en un repositorio central, puede servir para cumplir ese propósito.

    3) Repase y revise antes de la conversión

    Ahora que ya tiene todos los “materiales brutos”, suele ser tentador comenzar a transcribir de inmediato lo que ha estado convirtiendo a formato digital. ¡No lo haga! Empiece por aquí: 

    • Repase todo el contenido existente para asegurarse de que la información sea precisa.
    • Si es posible, corrija toda la información imprecisa o desactualizada o, como mínimo, marque todas las partes que requieran actualización o revisión (por parte del equipo que lo convertirá subsecuentemente).
    • Muchos cursos “manuales” (basados en papel) por lo general repiten conceptos clave. En el mundo digital de hoy, es más fácil redirigir a contenido previo en lugar de convertirlo múltiples veces. Estas oportunidades también deben ser indicadas al equipo de conversión.

    También leer:  Errores comunes al convertir la capacitación presencial a eLearning

     

    4) Observe una sesión presencial (si es posible)

    Si hay una sesión de capacitación en proceso, que utilice los materiales actuales a convertir a eLearning, podría ser invaluable que los miembros clave del equipo de conversión acudan y la observen. Al hacerlo podrán:

    • Obtener una visión única de cómo transformar algunos de los materiales en papel a contenido digital.
    • Identificar aspectos críticos de diseño de la interfaz de usuarios en el curso en línea.
    • Identificar potenciales brechas de información en el contenido existente (por ejemplo, si los alumnos piden continuamente aclaración de un contenido específico), el cual puede ser insertado durante el proceso de conversión (por ejemplo: añadiendo una sección de preguntas frecuentes en línea).

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    Etapa #2: Conversión

    Una vez que se ha completado la etapa de preparación, es momento de comenzar la segunda etapa: la conversión. Esta etapa implica la transformación del contenido existente en un formato que sea adecuado para el e-Learning.

    1) Organícese 

    Para hacer que todo el proceso de conversión sea efectivo, necesita organizarse primero:

    • Asegúrese de que ha identificado a todos los miembros de su equipo, incluyendo a los diseñadores instruccionales (IDs), Expertos en la Materia (SMEs) y personal de apoyo.
    • Asigne roles y responsabilidades claros para cada miembro del equipo, incluyendo la definición de áreas donde podría haber responsabilidad conjunta, tales como identificar objetivos del proyecto y calendarios.

    2) Reinvente... No sólo convierta

    La conversión es una excelente oportunidad de repensar el propósito de todo su contenido existente. Podría sorprenderse de todas las oportunidades que existen para reconfigurar el contenido para hacerlo más amigable con el usuario y más adaptable al eLearning.

    • ¿Tiene demasiado texto y contenido descriptivo? ¿Podrían convertir algo de esto a gráficos, imágenes o fotos? ¿Podría desechar algo?
    • ¿Hay imágenes estáticas seguidas de enormes párrafos de texto, que deja a los alumnos cambiando constantemente entre imágenes y contenido de texto? Quizás podría introducir funcionalidades con “mouse over” o incluir interacciones con “hotspot” que produzcan una mejor experiencia de aprendizaje. Los alumnos pueden simplemente colocar el cursor sobre cierta sección de los gráficos y el texto pop-up explicará qué es lo que se está observando - ¡todo en la misma pantalla!
    • Las buenas prácticas del diseño instruccional sugieren que los mejores resultados de eLearning se consiguen al incluir interactividad y multimedia (siempre y cuando responda a los propósitos de aprendizaje, claro). Considere desechar el contenido exhaustivo de puro texto, y sustituirlo con audio o incluso crear sus propios videos.

    3) Restructure... No sólo adapte

    • No adapte ciegamente el mismo flujo del curso eLearning al igual que el del contenido existente. Mientras que la capacitación presencial se enfoca en el capacitador y el contenido, la mayoría de los cursos de eLearning son autónomos. Como resultado, necesita poner mayor control en las manos del alumno.
    • Reestructure el contenido de su curso para ser ofrecido bajo demanda.
    • Permita que segmentos específicos del curso puedan ser omitidos, dependiendo la elección o nivel del colaborador.

    Leer más: Errores comúnes al convertir la capacitación presencial a eLearning

    4) Reduzca… No solo repita

    Lo más fácil para realizar un ejercicio de conversión de una sesión presencial a eLearning es repetir el contenido existente tal cual y colocarlo en un servidor para ser consumido. Sin embargo, las buenas prácticas de diseño instruccional no apoyan esa perspectiva. Siga los siguientes consejos:

    • Simplifique el texto para que no agobie al lector. ¡Una pantalla saturada es una buena manera para perder la atención de los alumnos virtuales rápidamente!
    • Divida lecciones largas en múltiples partes, haciendo que cada submódulo no dure más de 10 a 15 minutos. Organice su contenido en piezas digestibles de informaciónEstas Hojas de Ayuda podrían serle útiles para guiarlo en la conversión del contenido para eLearning.
    • En lugar de resumir contenido repetidamente, considere agregar una barra lateral al curso, donde se pueda acceder a módulos, capítulos o resúmenes de curso bajo demanda.

    Mientras que la "conversión" es su objetivo final, transferir el contenido de capacitación existente ea una plataforma digital no debe ser sobre la transcripción o copia exacta del contenido. El objetivo debe ser reutilizar y reciclar la información existente, pero también aprovechar nuevas tecnologías y buenas prácticas de diseño instruccional para adaptarla al nuevo medio.


    Consejos para agregar interactividad a su contenido de e-Learning

    Aquí hay algunos consejos para agregar interactividad al proceso de conversión de contenido de una formación presencial a e-Learning:

    1. Use cuestionarios y ejercicios interactivos: los cuestionarios y ejercicios interactivos son una excelente manera de agregar interactividad a su contenido de e-Learning. Puede incluir preguntas de opción múltiple, preguntas de verdadero o falso, juegos y ejercicios prácticos para que los estudiantes interactúen con el contenido. Le recomendamos agregar evaluaciones al menos después de cada sección del contenido para evaluar el conocimiento del estudiante y activarlo para el siguiente segmento.

    2. Incorporar videos: los videos son una excelente manera de agregar interactividad a su contenido de e-Learning. Puede agregar videos de expertos en la materia, tutoriales en video y demostraciones para que los colaboradores puedan ver cómo se aplica el conocimiento en la práctica. Por ejemplo, puede convertir el contenido de un concepto simple en una presentación de PowerPoint en un video interactivo, usando herramientas de edición de video como Camtasia o iMovie.

    3. Incluya juegos: los juegos son una excelente manera de agregar interactividad y diversión a su contenido de e-Learning. Puede crear juegos educativos que involucren a los colaboradores y los desafíen a aplicar su conocimiento.

    4. Use escenarios: las simulaciones y escenarios son una excelente manera de agregar interactividad a su contenido de e-Learning. Permiten a los estudiantes practicar situaciones del mundo real y aplicar el conocimiento adquirido. Por ejemplo, en lugar de simplemente presentar viñetas de contenido sobre un tema, puede convertirlo en un escenario interactivo para hacer que el aprendizaje sea más atractivo y efectivo. Desarrolle una historia basada en un caso real que involucre al colaborador en el proceso de toma de decisiones y le permita aplicar el conocimiento adquirido en situaciones prácticas.

    Lecturas recomendadas:

    Desarrollando e-learning interactivo: 6 consejos para crear escenarios

    ¿Cómo hacer que el contenido técnico sea interesante en eLearning?

     

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    Diana Cohen
    Diana Cohen
    Education Writer | eLearning Expert | EdTech Blogger. Creativa, apasionada por mi labor, disruptiva y dinámica para transformar el mundo de la formación empresarial.

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    La curva del olvido: por qué tu capacitación se borra en una semana — y cómo evitarlo

    Ciencia del aprendizaje y retención Tu gente no tiene un problema de motivación. Tiene un problema de memoria — y un experimento de hace 140 años lo describe con precisión. Esto es lo que dice la ciencia, y qué hacer al respecto desde el lunes por la mañana. Piensa en la última capacitación obligatoria que realizó tu organización. El tablero de finalización se puso en verde. La gente aprobó el cuestionario. La dirección marcó la casilla. Ahora hazte una pregunta incómoda: ¿cuánto de eso podrían usar realmente esos mismos colaboradores dos semanas después? Si la respuesta honesta es “no mucho”, no estás ante una falla de esfuerzo o de atención. Estás ante una propiedad fundamental del cerebro humano — una que fue medida, graficada y publicada antes de que la bombilla eléctrica fuera de uso común. Se llama la curva del olvido, y hasta que tu estrategia de aprendizaje la tenga en cuenta, estás pagando en silencio por llenar un balde con un agujero en el fondo. Un experimento del siglo XIX que aún gobierna tu presupuesto de capacitación En la década de 1880, un psicólogo alemán llamado Hermann Ebbinghaus decidió hacer algo que nadie había intentado: medir la memoria en sí misma. Creó cientos de sílabas sin sentido, las memorizó y luego midió cuánto podía recordar después de 20 minutos, una hora, un día y más. Graficó los resultados. Lo que encontró tiene una forma que cualquier directivo reconocería como un problema: la memoria no se desvanece de forma suave y pareja. Se desploma rápido al principio — la mayor pérdida ocurre en las horas siguientes al aprendizaje — y luego la caída se ralentiza a medida que lo que sobrevive se asienta. Dibújalo en una gráfica y obtienes un acantilado, no una pendiente suave. Esta es la versión que le importa a cualquiera que sea responsable de un equipo de trabajo: 100% 75% 50% 25% 0% Conocimiento retenido Día 0 Día 1 Día 3 Día 7 Día 30 Tiempo tras la capacitación repaso repaso repaso Capacitación única Capacitación + refuerzo espaciado La línea roja es lo que compra la mayoría de la capacitación corporativa: una caída pronunciada en los días posteriores a la sesión. La línea verde muestra el mismo contenido reforzado a intervalos espaciados. Cada repaso vuelve a elevar la retención — y cada vez, la memoria se desvanece más lentamente que antes. La curva se aplana con cada contacto. El detalle importante no son las cifras exactas del eje — esas varían según la persona, el material y qué tan significativo sea el contenido. El detalle importante es la forma. El aprendizaje que se entrega una sola vez, y nunca se retoma, sigue la línea roja hacia abajo. Y ninguna cantidad de pulido en la sesión original cambia esa trayectoria. Un curso bellamente producido que nunca se refuerza se olvida tan rápido como uno aburrido. Esto no es una teoría. Se ha replicado durante 140 años. Sería razonable ser escéptico ante un resultado de la década de 1880 basado en una sola persona memorizando sílabas sin sentido. Por eso vale la pena saber que la curva de Ebbinghaus es uno de los hallazgos más sólidos de toda la psicología. Una rigurosa replicación de 2015 reprodujo su curva del olvido con gran fidelidad, confirmando que la forma básica se sostiene bajo métodos modernos. Aún más importante para las organizaciones, la solución que implica la curva se ha probado mucho más ampliamente que la curva misma. Una revisión científica de referencia sintetizó 317 experimentos sobre cómo el momento de la práctica afecta a la memoria. La conclusión es una de las más consistentes en la ciencia del aprendizaje: distribuir el aprendizaje a lo largo del tiempo produce una retención a largo plazo muchísimo mejor que concentrarlo en una sola sesión. Mismo contenido, mismo tiempo total — resultado distinto, únicamente por cuándo se entregó. 317 experimentos independientes, sintetizados en una revisión de referencia, apuntan a la misma conclusión: el aprendizaje espaciado supera al aprendizaje concentrado para lograr una retención duradera. No es una moda ni la afirmación de un proveedor — es ciencia establecida. “La palanca más desaprovechada en el aprendizaje corporativo no es mejor contenido ni más presupuesto. Es el momento. Cuándo entregas la capacitación es tan decisivo como qué entregas.” Por qué el modelo estándar de capacitación corporativa lucha contra el cerebro La mayoría del aprendizaje organizacional está diseñado casi a la perfección para ubicarse en la línea equivocada de esa gráfica. Considera cómo funciona un programa típico: 1 Es un evento, no un proceso Un taller de medio día, un módulo anual de cumplimiento, un maratón de incorporación de una sola vez. El cerebro trata una exposición única como información de baja prioridad y la descarta — exactamente como predice la curva. 2 Lo carga todo al inicio Meter el equivalente a un año de políticas en una sola sesión se siente eficiente y es lo contrario. La entrega concentrada es la forma más rápida de garantizar la pronunciada curva roja. 3 Mide la finalización, no la retención Una tasa de finalización del 95% te dice que la gente estuvo presente durante el contenido. No dice nada sobre si lo recordará cuando llegue el momento de aplicarlo — que es lo único que afecta al desempeño. 4 Nunca regresa Sin un segundo, tercer y cuarto contacto deliberados, no hay mecanismo que interrumpa el olvido. El refuerzo que aplana la curva simplemente nunca ocurre. El resultado es una costosa ilusión de aprendizaje. La actividad es real. La capacidad duradera no lo es. Y como el olvido ocurre en silencio, semanas después de la capacitación cuando nadie está mirando, la pérdida rara vez aparece en algún reporte. Cómo se ve trabajar a favor de la curva La buena noticia escondida en la curva del olvido es que también te entrega la solución. Cada vez que una memoria se recupera y se refuerza, se desvanece más lentamente después. Así que todo el juego se reduce a esto: interrumpir la caída, en los momentos correctos, con la menor fricción posible. Así se traduce en la práctica. El modelo de evento (lucha contra la curva) El modelo de refuerzo (trabaja con ella) Una sesión larga y luego silencio Una sesión inicial breve y luego seguimientos espaciados durante días y semanas Releer las diapositivas de forma pasiva Recuperación activa — una pregunta rápida que obliga al cerebro a recuperar la respuesta Todos repasan todo Cada persona vuelve sobre lo que ella falló, no sobre lo que ya sabe La capacitación vive en un portal aparte El refuerzo llega en el flujo de trabajo, en dosis de dos minutos Éxito = curso completado Éxito = el conocimiento sigue ahí semanas después, y se ve en el comportamiento 1. Convierte el evento en una secuencia El cambio más poderoso casi no cuesta nada: deja de pensar en la capacitación como un día y empieza a pensarla como una campaña. Un curso de 40 minutos seguido de tres breves contactos de refuerzo durante el mes siguiente superará a un curso de dos horas seguido de nada — con menos tiempo total frente a la pantalla. 2. Haz que la gente recupere, no que relea El refuerzo funciona porque el cerebro tiene que extraer la respuesta, no porque vuelva a ver el contenido. Una sola pregunta bien colocada — “¿Cuál es el primer paso si detectas esto?” — hace más por la retención que volver a ver el módulo completo. Integra la recuperación en cada contacto. 3. Espacia los contactos y luego amplía los intervalos Retoma el material nuevo poco después de la primera exposición y luego deja que los intervalos crezcan — un día, luego varios días, luego un par de semanas. A medida que la memoria se fortalece, necesita menos refuerzo. Cada ciclo compra una curva más plana y una mayor duración. 4. Personaliza qué se repasa Obligar a un colaborador destacado a repasar lo que ya sabe desperdicia su tiempo y erosiona su buena voluntad. El refuerzo debe concentrarse en los puntos débiles de cada persona. Aquí es donde el modelo de refuerzo deja de ser un ejercicio de calendario y empieza a requerir un sistema capaz de adaptarse al individuo. Idea clave La curva del olvido no es una razón para gastar más en capacitación. Es una razón para gastar de forma distinta. Las organizaciones que ganan no son las que tienen las bibliotecas de cursos más grandes — son las que refuerzan una menor cantidad de contenido en los momentos correctos, para que de verdad perdure. El argumento de negocio es más simple de lo que parece Deja de lado la neurociencia y el argumento para las organizaciones es contundente. Si la mayor parte de lo que enseñas desaparece en una semana, entonces el costo real de la capacitación de una sola vez no es el precio del curso. Es el precio del curso más todo lo que sale mal porque el conocimiento no estaba ahí cuando importaba — el incumplimiento normativo, el descuido de seguridad, la conversación de ventas que no cuajó, el nuevo colaborador que tarda el doble en volverse productivo. El refuerzo no solo mejora una métrica de capacitación. Es la diferencia entre un aprendizaje que cambia lo que la gente hace y uno que apenas cambia lo que la gente puede recitar. Para cualquier líder que alguna vez se preguntó por qué un programa de capacitación bien ejecutado no movió el desempeño, la curva del olvido suele ser la respuesta — y el modelo de refuerzo suele ser el remedio. Cómo SHIFT te ayuda a vencer la curva Este es precisamente el problema que SHIFT fue creado para resolver. Durante casi tres décadas hemos ayudado a organizaciones globales a mover el aprendizaje fuera de la pronunciada línea roja y hacia la línea verde más plana — no con más contenido, sino con una entrega más inteligente. Nuestro ecosistema impulsado por IA está diseñado en torno a cómo funciona realmente la memoria: crea aprendizaje atractivo con rapidez y luego refuérzalo con contactos espaciados basados en la recuperación, que se adaptan a cada persona y la alcanzan en el flujo de trabajo. En lugar de un evento único que se desvanece para el viernes, obtienes una secuencia diseñada para que el conocimiento perdure — y la medición para demostrarlo. 1 Diseñado para el refuerzo, no solo para la entrega El aprendizaje se diseña como una secuencia de contactos bien programados, de modo que la retención queda integrada desde el inicio en lugar de dejarse al azar. 2 Adaptativo por diseño Cada persona dedica su tiempo a lo que aún no domina — la personalización que hace que el refuerzo sea eficiente en vez de tedioso. 3 Probado a escala global Seis millones de personas capacitadas en más de 43 países, con el respaldo de casi 30 años de experiencia en eLearning y alrededor de 20 premios de la industria. Es tecnología probada, no un experimento. Deja de pagar por que te olviden. Descubre cómo SHIFT convierte la capacitación de una sola vez en aprendizaje que sobrevive a la curva del olvido — y que se refleja en el desempeño. Solicita una demo En resumen Ebbinghaus demostró en la década de 1880 algo que la mayoría de las organizaciones sigue ignorando en la década de 2020: sin refuerzo, el aprendizaje se evapora, rápido. La curva del olvido no es una nota al pie en un libro de psicología. Es una línea en tu presupuesto — el costo invisible de cada programa que termina en el instante en que termina la sesión. No puedes apagar el olvido. Pero sí puedes decidir por cuál curva transita tu gente. La pregunta no es si tu capacitación se está olvidando. Es si vas a hacer algo al respecto. Fuentes: Ebbinghaus, H., Über das Gedächtnis (1885) • Murre, J.M.J. & Dros, J., “Replication and Analysis of Ebbinghaus' Forgetting Curve,” PLOS ONE (2015) • Cepeda, N.J., Pashler, H., Vul, E., Wixted, J.T. & Rohrer, D., “Distributed Practice in Verbal Recall Tasks,” Psychological Bulletin (2006)

    Cada empleado tiene ahora un tutor que nunca duerme. La pregunta es quién lo controla.

    El cambio más importante que la inteligencia artificial trae al aprendizaje corporativo no es que pueda generar un curso en minutos. Es que, por primera vez, cada empleado de su organización puede tener algo que antes estaba reservado para ejecutivos y atletas de élite: un guía paciente y siempre disponible que responde la pregunta exacta que tienen, en el momento exacto en que la tienen.

    Tu mejor conocimiento no debería entrenar el modelo de otra empresa

    Toda organización está sentada, casi sin notarlo, sobre un cuerpo de conocimiento que le tomó años y mucho dinero construir: la forma en que incorpora a su gente, los métodos que hacen que su capacitación funcione, las respuestas ganadas con esfuerzo a las preguntas que los clientes realmente hacen, los manuales que la separan de la competencia. En la mayoría de las empresas, ese conocimiento vive disperso en documentos, cursos, sesiones grabadas y en la cabeza de unas pocas personas con experiencia.

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