Como líder corporativo o diseñador de cursos eLearning, frecuentemente se encontrará con clientes o jefes que no quieren dedicar el tiempo o presupuesto necesario para hacer una evaluación de necesidades antes de comenzar a diseñar. Algunos clientes o miembros de su equipo pueden simplemente sentir que ya saben lo que necesitan sus colaboradores y creer que esta etapa no es necesaria.

Sin embargo, al igual que en todo, saltarse un paso hoy termina costando mucho más en el largo plazo. Crear un curso eLearning sin hacer las preguntas correctas anteriormente nos expone a no cumplir los objetivos.

Si bien es cierto, siempre hay limitaciones de tiempo o recursos, hay tres situaciones que pueden presentarse cuando se salta la etapa del análisis de necesidades antes de crear un curso eLearning.

1) Capacitar a las personas correctas en las habilidades incorrectas

Impartir todos los conocimientos a TODOS los colaboradores de la empresa puede parecer una manera práctica de cubrir sus bases, pero es lento e ineficaz. Al tratar de idear contenidos iguales para todos usted probablemente no va a adaptarse a las necesidades de las diferentes personas.

Ejemplo: Si usted tiene un equipo de ventas y la mitad del equipo tiene la tarea de llamar en frío a nuevos clientes, mientras que la otra parte del equipo se supone que debe mantener y actualizar las cuentas existentes, no tiene mucho sentido que todo el equipo sepa acerca de las técnicas de llamada en frío. Esto es perder el tiempo tanto para el colaborador como para el empleador.

Del mismo modo, enseñar a sus colaboradores cosas que ya saben hará que se sientan poco valorados en la empresa, como si no los conocieran lo suficientemente bien como para entender las habilidades que ya tienen y las que les faltan.

También es importante evitar el análisis de las necesidades de poca profundidad. Por ejemplo, no es suficiente una sencilla encuesta a los empleados y gerentes para averiguar qué habilidades necesitan.

Un análisis de las necesidades deberá responder al menos las siguientes preguntas:

• ¿Quién necesita capacitación?
• ¿Qué es lo que necesitan aprender?
• ¿Qué habilidades se necesitan y por qué razón?
• ¿Con qué habilidades ya cuentan? 

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2) Capacitar en los conocimientos adecuados a las personas equivocadas

¿Por qué las personas equivocadas se capacitan?

• Cuando los nuevos colaboradores llegan con conocimientos existentes se produce una superposición de habilidades/capacitación .
• Cuando las políticas de la empresa dicen que cada colaborador requiere una cierta cantidad de capacitación, no importa si la persona ya sabe sobre eso o no. 
• A veces es sólo una cuestión de usar el presupuesto para que el mismo presupuesto pueda ser otorgado el año siguiente.

Conocer a su audiencia es la mejor manera de evitar ofrecer en sus cursos contenido redundante y poco valioso. Lo ideal de hacer un análisis de necesidades previo es conocer a detalle qué es lo que los estudiantes ya saben y qué es lo que deben saber para desempeñar mejor su trabajo, y así poder ofrecer el contenido justo para sus necesidades.

Sin un análisis de necesidades de capacitación, puede esperar que otros proyectos se vean afectados debido a que la atención de los colaboradores está siendo absorbida por capacitación innecesaria. Además, los colaboradores que se ven obligados a volver a aprender información de forma repetitiva pueden llegar a aburrirse y frustrarse, haciendo que dejen los cursos a medias, y su inversión sea en vano.

3) Impartir los conocimientos adecuadas de la manera incorrecta

Si bien la capacitación es una gran manera de hacer frente a muchos problemas y lagunas en la formación dentro de una empresa, no siempre es la respuesta.

Determine si la capacitación es realmente la mejor opción haciéndose estas preguntas:

• ¿Cuál es el problema real que está tratando de resolver esta capacitación?
• ¿Cuáles son las causas del problema? ¿Están realmente siendo causados por fuerzas internas o externas?
• ¿De qué manera la capacitación va a abordar estas causas?
• Si había una capacitación previa, ¿por qué falló y qué se podría haber hecho para que sea mejor?
• ¿Hay cosas que ya se tienen que podemos utilizar para solucionar este problema?

Incluso si después de todas estas preguntas, usted decide que la capacitación es la respuesta, todavía hay preguntas que necesitan ser contestadas para decidir sobre qué tipo y formato de capacitación sería más eficaz.

• ¿Las personas van a tener que consultar la información que se presenta de manera constante? eLearning es una gran opción para esto ya que la capacitación en vivo se basa demasiado en la capacidad de los alumnos para tomar notas (no se puede consultar cuando se desee).
• ¿Necesitamos capacitación formal o informal, o ambas? Si estamos hablando de un grupo pequeño, un estilo más informal de capacitación podría ser mejor, especialmente si el grupo en cuestión ya está altamente calificado, pero tiene que reforzar una habilidad o dos. Por el contrario, para un grupo grande, como una fuerza de ventas, puede ser que necesite una formación más estructurada y formal.
• ¿Dónde y cómo debe llevarse a cabo esta capacitación? La capacitación presencial puede ser la respuesta cuando se necesita demostrar algo muy específico. El eLearning o la opción "blended" se puede utilizar con eficacia para complementar las necesidades de capacitación.

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Con estas cosas en mente, usted puede pasar a ser un mejor diseñador de cursos, manteniendo siempre lo que se necesita en mente a medida que diseña. Esperamos que esto también le dará las herramientas para convencer a los clientes y a sus jefes de la importancia de siempre realizar un análisis de necesidades antes que nada.