En el ajetreado mundo empresarial de hoy, sabemos que formar a su equipo puede ser un desafío constante.

Las demandas laborales cambian a una velocidad vertiginosa y mantenerse al día puede resultar abrumador.

Aquí es donde entra en juego el Aprendizaje Justo a Tiempo (JIT, por sus siglas en inglés de Just in Time Learning), un enfoque que permite a sus colaboradores adquirir conocimientos y habilidades exactamente en el momento en que los necesitan.

El Aprendizaje Justo a Tiempo es algo que, seguramente, ya ha experimentado sin darse cuenta. Piense en esos momentos en los que ha caminado hacia el escritorio de un colega para pedir ayuda con un problema urgente, o cuando ha buscado rápidamente en Wikipedia para entender un concepto nuevo. Incluso cuando llama a su madre para pedir consejo sobre una receta, está aprovechando el JIT.

Básicamente, se trata de obtener la información o habilidades que necesita justo cuando las necesita, sin tener que esperar a una capacitación formal o programar reuniones con expertos.

En el entorno corporativo, esto significa tener acceso instantáneo a conocimientos cruciales, lo cual es vital para mantener la eficiencia y la competitividad. Esta capacidad de aprender y aplicar conocimientos al instante puede marcar la diferencia en su organización.

El concepto de JIT tiene sus raíces en la industria manufacturera, donde se centra en reducir costos de inventario y minimizar desperdicios al sincronizar la producción y distribución de productos exactamente cuando se necesitan. Al trasladar esta idea al mundo de la formación empresarial, podemos optimizar el aprendizaje y adaptarlo a las necesidades inmediatas de su equipo.

En este artículo, vamos a explorar qué es exactamente el Aprendizaje Justo a Tiempo y cómo puede aplicarlo de manera efectiva en el contexto de la formación online en su empresa.

Aprendizaje Justo a Tiempo - transformando la capacitación en el entorno laboral moderno

El Aprendizaje Justo a Tiempo (JIT) ha evolucionado de ser una simple novedad a una necesidad en el entorno laboral actual.

Gracias a plataformas como Facebook, Instagram y LinkedIn, tenemos acceso a expertos y asesoramiento profesional en cuestión de segundos. Además, herramientas como Google y los MOOCs (Cursos Online Masivos y Abiertos) permiten que cualquier persona asista a clases virtuales y aprenda sobre una amplia gama de temas prácticamente en cualquier momento.

Este cambio responde a una transformación en las expectativas y comportamientos del colaborador moderno, quien se ha habituado a un acceso "on-demand" al conocimiento. Los trabajadores de hoy no solo prefieren, sino que esperan poder acceder a la formación y los recursos necesarios sin demoras, adaptándose a su ritmo y horario laboral sin interrupciones.

Este deseo de inmediatez y flexibilidad ha impulsado la adopción del modelo de Aprendizaje Justo a Tiempo en muchas organizaciones.

Considere estas estadísticas que reflejan la tendencia hacia el JIT en el ámbito empresarial:

• 57% de los colaboradores esperan que su experiencia de aprendizaje sea más inmediata y accesible comparada con hace tres años, según CEB Research.
• 65% de las organizaciones informan que la implementación de estrategias de aprendizaje JIT ha mejorado significativamente la eficacia de su capacitación, de acuerdo con un estudio de eLearning Industry.
• 72% de los empleados prefieren aprender en el contexto de su trabajo, según LinkedIn Learning.

Este movimiento hacia el JIT se ha intensificado debido a la velocidad con la que evoluciona el mercado laboral y la tecnología, lo que obliga a las empresas a adaptar sus métodos de capacitación para mantenerse relevantes y competitivas. El Aprendizaje Justo a Tiempo no solo satisface las demandas de los colaboradores modernos por flexibilidad y autonomía, sino que también ayuda a las organizaciones a ser más ágiles y responder rápidamente a los cambios del mercado.

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Beneficios del Aprendizaje Justo a Tiempo para su empresa y colaboradores

Este enfoque ofrece varios beneficios tanto para la empresa como para sus colaboradores:

1. Mejora la productividad de los trabajadores

Este método permite ofrecer apoyo al desempeño en tiempo real. Sus colaboradores pueden acceder a consejos y soluciones justo cuando los necesitan, directamente en su lugar de trabajo. Esto no solo optimiza el tiempo, sino que también aumenta la precisión en sus tareas. A

demás, el acceso fácil a información actualizada permite que sus empleados estén siempre al día sin necesidad de sesiones de capacitación que interrumpan su jornada laboral.

2. Aumenta la retención de información

Cuando el aprendizaje ocurre justo antes de la necesidad de aplicar ese conocimiento, la retención mejora significativamente. Los refuerzos o la práctica continua tras el aprendizaje ayudan a transferir el conocimiento de la memoria a corto plazo a la memoria a largo plazo, haciendo que el material aprendido sea más duradero y aplicable.

3. Acelera el proceso de aprendizaje

Aprender justo en el momento de la necesidad añade un impulso motivacional que acelera el aprendizaje. Esto es crucial en el ambiente laboral, donde el aprendizaje se aplica inmediatamente y donde hay incentivos claros, como la seguridad en el empleo o las oportunidades de ascenso.

4. Incrementa el compromiso de los colaboradores

Según estudios, los colaboradores tienen menos del 1% de su semana laboral para dedicar al aprendizaje. Proporcionarles acceso a la información justo cuando la necesitan no solo les permite gestionar mejor su tiempo, sino que también aumenta su compromiso. Saben que pueden aprender lo necesario en el momento adecuado y volver a sus tareas regulares sin demora.

Lecturas recomendadas:

• ¿Qué son los Micro Momentos? ¿Y cómo aprovecharlos en su estrategia de eLearning?
• Por qué sus programas de formación empresarial necesitan adaptarse a las nuevas generaciones
• Tips y técnicas para diseñar eLearning que incentive la memoria de nuestros estudiantes
• 6 estrategias para mejorar la retención y aplicación del conocimiento en su empresa

Beneficios del Aprendizaje Justo a Tiempo

Implementar el Aprendizaje Justo a Tiempo en la formación online de su empresa puede transformar la manera en que sus colaboradores adquieren y aplican nuevos conocimientos.

Aquí algunas ideas prácticas con ejemplos específicos para ayudarle a aplicar este enfoque eficazmente:

• Microcursos a demanda: Desarrolle una serie de microcursos o módulos breves que los empleados puedan consumir en 5-10 minutos. Estos deben centrarse en habilidades específicas o conocimientos necesarios para tareas inmediatas. Por ejemplo, si un equipo de ventas necesita mejorar su técnica de cierre, proporcione un microcurso rápido sobre técnicas efectivas de cierre de ventas que puedan revisar justo antes de una llamada importante.

• Base de datos de soluciones rápidas: Cree una base de datos o un repositorio en línea accesible donde los empleados puedan buscar rápidamente soluciones a problemas comunes o preguntas frecuentes. Esto puede incluir videos cortos, guías paso a paso, y respuestas escritas. Por ejemplo, un empleado de TI podría acceder a un video rápido sobre cómo resolver un problema específico de software mientras está solucionando el problema.

• Recordatorios de habilidades clave: Configure notificaciones para recordar a los empleados las mejores prácticas clave antes de eventos importantes. Por ejemplo, puede enviar un recordatorio rápido sobre técnicas de presentación efectivas un par de horas antes de una gran presentación.

• Alertas de actualización de conocimientos: Envíe pequeñas piezas de información relacionadas con cambios recientes en políticas o procedimientos. Esto asegura que todos estén al día sin necesidad de buscar la información por sí mismos.

• Preguntas diarias de refuerzo: Para mejorar la retención de la información, envíe una pregunta rápida todos los días sobre temas recientemente cubiertos en capacitaciones. Esto no solo ayuda a revisar el material, sino que también involucra a los empleados en un aprendizaje constante.

• Resúmenes de fin de semana: Al final de la jornada laboral, envíe un breve resumen de las lecciones clave aprendidas durante el día o la semana. Esto puede incluir enlaces a recursos más extensos para aquellos que deseen explorar más.

• Feedback en tiempo real basado en la IA: Después de que un colaborador complete una tarea de aprendizaje, envíe una notificación con feedback personalizado basado en su desempeño. Por ejemplo, si un empleado realiza un simulacro de ventas en una app de entrenamiento, la IA puede analizar su rendimiento y enviar consejos específicos para mejorar ciertos aspectos de su técnica de ventas.

• Integración con asistentes virtuales: Permita que los empleados interactúen con asistentes virtuales impulsados por IA para obtener respuestas inmediatas a preguntas específicas. Esto no solo proporciona un acceso instantáneo al conocimiento, sino que también permite un aprendizaje continuo en el flujo de trabajo.

Hemos explorado cómo el Aprendizaje Justo a Tiempo (JIT) está transformando la capacitación en el entorno laboral moderno, adaptándose a las velocidades vertiginosas de cambio y a las demandas cada vez más inmediatas de los trabajadores de hoy. Con la integración de este modelo en su estrategia de formación, especialmente en la modalidad online, su empresa puede no solo mejorar la productividad y la retención de información sino también elevar el compromiso y la satisfacción de sus colaboradores.

Antes de concluir, invitamos a reflexionar sobre algunas preguntas que pueden ayudar a profundizar su comprensión y aplicación del JIT en su contexto organizacional:

1. ¿Cómo puede su organización mejorar el acceso a la formación y recursos en el momento justo? Piense en las herramientas y tecnologías que actualmente están en uso y cómo podrían optimizarse para ofrecer aprendizaje en tiempo real.

2. ¿Cuáles son las áreas de aprendizaje que podrían beneficiarse inmediatamente de la implementación de JIT? Identifique departamentos o roles específicos donde la necesidad de información rápida y aplicable es más crítica.

3. ¿Cómo puede medir el impacto del Aprendizaje Justo a Tiempo en la productividad y eficacia de su equipo? Considere establecer métricas para evaluar la efectividad de las intervenciones de JIT.

4. ¿Qué estrategias específicas de JIT podrían implementarse para responder mejor a las necesidades individuales de aprendizaje de sus colaboradores? Reflexione sobre la personalización del aprendizaje y cómo la tecnología puede facilitar soluciones adaptadas a cada empleado.

5. ¿De qué manera podría la retroalimentación instantánea y el uso de inteligencia artificial enriquecer aún más el modelo JIT en su empresa? Explore cómo las nuevas tecnologías pueden ser integradas para proporcionar feedback en tiempo real y adaptar los recursos de aprendizaje a las necesidades emergentes.

Invito a cada líder y profesional de RRHH a considerar estas preguntas como un primer paso hacia la implementación o mejora de estrategias de Aprendizaje Justo a Tiempo en su organización.

La clave está en comenzar pequeño, quizás con un departamento o un tipo específico de capacitación, y luego expandirse a medida que se observan los beneficios y se ajustan las tácticas. La implementación de JIT no es solo una mejora en la capacitación, sino una inversión en el capital humano que define y enriquece su empresa.

Learning Just in Time by Training Mag https://trainingmag.com/content/learning-just-time

Eric P. Bloom: 7 Advantages of Just-In-Time Training https://www.managermechanics.com/GateHouse/Formatted_164_ValueOfJustInTimeTraining.pdf

5 practical ideas for Embedding learning into the workflow https://towardsmaturity.org/shop/wp-content/uploads/2013/07/In-focus-Embedding-learning-into-the-workflow-1.pdf

Achieving Organizational Agility through Just-In-Time Training https://www.globaletraining.ca/pdf/JIT-Whitepaper_01.19.pdf

Improve Organizational Performance with Just in Time Learning https://blog.pixentia.com/improve-organizational-performance-with-just-in-time-learning

Just-in-Time Training (JITT) and its Implications for Teaching and Learning https://www.irma-international.org/viewtitle/11913/