¿Cómo es el desempeño sus programas de formación online en cumplimiento? ¿Considera que son eficaces y están ayudándole a cumplir con sus objetivos de negocio? Para muchas organizaciones, tener a los empleados con las certificaciones y credenciales al día puede significar la diferencia entre mantener sus operaciones o cerrar partes del negocio.

Por eso, es esencial mantener el cumplimiento mediante programas de formación online. Pero la realidad es que administrar estos programas y medir su eficacia es un proceso que puede ser poco ágil si no se cuenta con las herramientas y la información correcta.

La mejor manera de sobrellevar este tema es a través del poder de la analítica de aprendizaje (Learning Analytics). El análisis de datos de aprendizaje no solo ayuda a descubrir qué empleados tienen las mejores tasas de finalización de un curso, sino también en qué áreas puede mejorar para que los resultados de la capacitación de cumplimiento sean más positivos tanto para los empleados como para la empresa.  

Mejore el impacto de la formación online en cumplimiento: Utilice los datos a su favor

Ahora, con más empleados trabajando desde casa y lidiando con nuevas distracciones, muchos empleados son más reacios que nunca a tomarse el tiempo para completar la capacitación sobre cumplimiento.

Entonces,  ¿qué tipo de datos y análisis necesita hacer para tomar decisiones que mejoren el aprendizaje? y ¿cómo puede impulsar las tasas de finalización en este entorno al utilizar la información a su alcance?

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1) Compare los datos para entender el rendimiento de sus empleados

Al recopilan datos, segmentarlos y compararlos como parte del análisis, en lugar de tener toda la información bajo un solo paraguas es una buena práctica. A diferencia de los datos desagrupados que no tienen mucho significado por sí solos, los datos agrupados siempre ayudan a sacar a la luz tendencias o patrones que son relevantes para cada grupo de usuarios.

Considere utilizarlos de las siguientes formas para comparar los datos de sus usuarios: 

• Segmentos con mejor desempeño: Si está utilizando una plataforma con análisis avanzados como SHIFT,  puede comparar fácilmente el progreso de su capacitación de cumplimiento en diferentes segmentos (por ejemplo, en diferentes oficinas, ubicaciones o departamentos). Esto le permitirá ver si hay segmentos que tienen anomalías en sus tasas de finalización.
• Compare las experiencias de aprendizaje de los usuarios con roles comunes con un departamento, división o ubicación geográfica, y  estúdielos para determinar qué elementos faltan en el programa de aprendizaje.
• Compare los datos con resultados anteriores. Así podrá ver si se ha producido una mejora o una regresión en el tiempo. 
• No solo compare datos de usuarios, sino también tipos de contenido: Mire de cerca las métricas que proporciona el contenido de capacitación. El contenido de mejor rendimiento se puede reconocer por la cantidad de vistas, el promedio de vistas por alumno o las calificaciones de los alumnos. Si hay ciertos cursos o módulos que obtienen un puntaje extremadamente alto en estas métricas, verifique qué tienen en común. Por ejemplo, ¿hay un tema más apetecido que otros? ¿Existe preferencia sobre un formato en específico?

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2) Programe la cantidad y frecuencia correcta de capacitación en cumplimiento

Usted no desea capacitar a más personas de las necesarias o con más frecuencia de lo necesario, sabe que es un desperdicio de tiempo y dinero. Por eso, al programar capacitaciones de cumplimento obligatorias para sus empleados, es clave encontrar un equilibrio adecuado. Así, no solo podrá minimizar los costos, sino que también reducirá las interrupciones en la productividad de la fuerza laboral.

Para determinar el cronograma ideal, utilice la analítica de aprendizaje para tomar mejores decisiones. 

Allí podrá observar cuántos empleados cumplen y no cumplen con el tiempo, así como qué proporción de la capacitación de los empleados se dedica a la capacitación en cumplimiento frente a la capacitación de habilidades.

Con esta información, podrá estimar la cadencia correcta de capacitación obligatoria que cada empleado debe tomar para que puedan seguir siendo productivos y para que usted pueda cumplir con sus requisitos operativos.

Para optimizar todavía más esta cuestión, contamos con soluciones de análisis de aprendizaje como SHIFT Reporter. Con esta herramienta usted podrá:

• Descargar y compartir fácilmente los reportes con los gerentes para que ellos mismos puedan verificar quién está cumpliendo/incumpliendo con las capacitaciones de cumplimiento requeridas 
• Crear una ruta de formación personalizada para que cada uno de sus empleados se mantenga al día.

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3) Enfóquese en aumentar las tasas de finalización y retención del conocimiento

Las tasas de finalización son los KPI más sencillos y comúnmente utilizados para medir la efectividad de la capacitación online de cumplimiento. Proporcionan una visión general rápida del progreso de la formación y son esenciales para cualquier seguimiento de auditoría al que se someta su empresa. Este es el caso cuando la capacitación o certificación es parte de una directiva corporativa o un mandato gubernamental, común en industrias altamente reguladas como la banca, la médica y los seguros.

Debido a que la capacitación en cumplimiento es obligatoria, el objetivo de este KPI es estar lo más cerca posible del 100 %. Sin embargo, a menudo es más fácil decirlo que hacerlo, ya que hay una gran cantidad de personas que administrar para garantizar que se alcance este KPI.

Por lo tanto, si su objetivo es lograr que sus empleados se certifiquen con éxito, maximizar su ROI depende de que éstos no solo participen en la capacitación en línea, sino que la terminen.

Las herramientas SHIFT permiten a los gerentes monitorear el progreso de los colaboradores y detectar quién se queda atrás con facilidad. La herramienta también puede mostrar a los administradores la última vez que los alumnos iniciaron sesión o completaron una evaluación. 

Aquí otros aspectos claves para analizar para mejorar las tasas de finalización y certificación:

• Tiempo: Analice ¿Cuánto duraron en completar el curso?
  Aquí deberá comprobar si los alumnos han completado el curso dentro del tiempo asignado o si están durando más de la cuenta.  Si por el contrario, detecta que la mayoría de los estudiantes tardan más en completar el curso puede ser indicativo de un curso no está siendo efecto.  Por el otro lado, si la mayoría de los estudiantes tardan menos de lo estimado en completar el curso esto puede significa que la mayoría de los trabajadores ya están familiarizados con el tema.
• Cantidad de usuarios: ¿Cuántos usuarios únicos comenzaron un curso y no lo terminaron? y ¿Cuántos usuarios únicos completaron un curso? Por ejemplo, al analizar cuántos comenzaron el entrenamiento pero nunca terminaron, analice dónde está perdiendo la mayor parte de su audiencia. Puede haber un punto particular en la capacitación o el contenido en el que una cantidad significativamente mayor de estudiantes abandone.
• Interacción: ¿Los usuarios abrieron los archivos multimedia donde se suponía que debían hacerlo? ¿O se los saltan por completo?
• Evaluaciones: Los resultados de la evaluación son la forma más común de evaluar el rendimiento de aprendizaje de sus empleados. Esto se puede monitorear mediante métricas como la tasa de aprobación/reprobación, el puntaje promedio de la prueba, cuántos intentos se necesitaron para obtener el resultado correcto y cuántos empleados lograron la respuesta correcta a la primera.
• Frecuencia: ¿Cuántos usuarios visitaron un curso más de una vez?

Comience por buscar información sobre los atributos de los empleados que conducen a tasas de éxito de certificación más altas. Las altas tasas de retención de empleados posteriores a la certificación son una clara señal de que la inversión en capacitación sobre cumplimiento fue sólida.

Tip: Por lo general, las tasas de finalización de la capacitación online en cumplimiento aumentan considerablemente cuando se lleva a cabo un enfoque de aprendizaje móvil o blended.

4) Personalice la experiencia de sus estudiantes

El aprendizaje personalizado es un enfoque en el que el contenido, el formato y el método de entrega se adaptan a las necesidades específicas de cada colaborador.  Este método proporcionar a las personas rutas de aprendizaje individuales, lo que ayuda a aumentar tanto su nivel de participación/motivación y la retención del conocimiento.

La inteligencia artificial y la analítica de aprendizaje se utilizan de forma conjunta para crear estas rutas de aprendizaje personalizadas para garantizar que los trabajadores reciban el contenido más relevante para ellos, en el momento y lugar que ellos necesiten.

Por ejemplo, todos los empleados deben recibir capacitación en cumplimiento; sin embargo, es posible que un empleado solo necesite un curso de actualización y otro empleado puede necesitar que el contenido se entregue en un idioma diferente. El contenido también se puede adaptar para ayudar a las personas con problemas de aprendizaje. Por ejemplo, un empleado con dislexia puede encontrar el contenido de video más útil que el contenido escrito. El aprendizaje personalizado tiene en cuenta estos factores al crear rutas de aprendizaje. 

Las analíticas también son fundamentales para comprender dónde tiene dificultades o sobresale cada estudiante. Con esta información, tendrá la oportunidad de ofrecer un material de diferente para cada estudiante según su nivel de experiencia y su rol. Esto mejorará el interés de los estudiantes en el tema e indicará a quién y cuándo se debe entregar un contenido de aprendizaje específico.

Por ejemplo, Una empresa centrada en la analítica del aprendizaje no se contenta con ver que un estudiante obtuvo una calificación de B en un examen. Más bien, se evaluará de cerca los errores y desafíos para asegurarse de que el estudiante pueda dominar ese material y obtener mejores calificaciones en los programas de cumplimiento.

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Y usted, ¿cómo evalúa el desempeño de sus programas de formación de cumplimiento virtuales? ¿Utiliza los datos para tomar sus próximas decisiones?

Ahora, con datos en tiempo real y en grandes cantidades, usted puede acelerar el proceso de recopilación de información, adaptar fácilmente su enfoque y responder a las necesidades individuales de sus estudiantes. Incluso podría predecir los resultados para ayudar a decidir dónde, cuándo y a quién debe asignar más tiempo y recursos.

Gracias a los datos, usted puede determinar la velocidad propicia para cubrir cada tema, el volumen adecuado de información a proporcionar y la variedad de conceptos relacionados dentro de una cantidad de tiempo. Todo en una forma que resulte de lo más conveniente tanto para sus alumnos como para su empresa. En síntesis, con un correcto análisis de datos, usted puede optimizar hasta niveles impensados sus programas de formación en cumplimiento.