Toda empresa ha debido pasar por una transformación digital masiva, acelerada por la pandemia de Covid-19. Los entornos de trabajo, las prioridades organizacionales y los procesos tradicionales han cambiado con una urgencia apremiante. En el caso de la capacitación y el desarrollo, formar a los trabajadores se ha convertido en una actividad llevada a cabo principalmente de manera remota. 

El último Informe de aprendizaje en el lugar de trabajo de LinkedIn Learning revela cómo el aprendizaje ha evolucionado de ser un área de media importancia en las empresas, a una con un papel estratégico imprescindible para triunfar en el futuro del trabajo. A nivel mundial, el 66% de los profesionales de aprendizaje y desarrollo (L&D) están de acuerdo en que están invirtiendo tiempo en optimizar y adaptar sus estrategias ahora. 

Las empresas que no adopten nuevos modelos y paradigmas para fomentar el aprendizaje continuo en estos tiempos tendrán dificultades para retener a los mejores talentos y tener éxito como negocio.

En este artículo vamos a explicar herramientas que pueden ser utilizadas por los empleados para mejorar sus hábitos de aprendizaje continuo, y luego desarrollaremos técnicas y consejos para que los gerentes y equipos de recursos humanos puedan priorizar y mejorar en sus tareas de capacitación y desarrollo.

Aprender en el flujo de trabajo: una novedosa forma de aprender en las empresas

La experiencia de cada empleado en el ámbito laboral es desde ya diferente. Sin embargo, se observa que en muchos casos, la suma de sus actividades laborales, por ejemplo asistir a reuniones o responder mails, ocurren mayoritariamente frente a una computadora.

A partir de esta situación general, se ha comenzado a pensar en un nuevo paradigma que permita fomentar “el aprendizaje en el flujo de trabajo”. Este novedoso concepto, desarrollado por Josh Bersin, experto en recursos humanos corporativos, gestión del talento, reclutamiento, liderazgo y tecnologías, indica que para que ocurra un aprendizaje genuino, el mismo debe adaptarse y alinearse a la vida laboral de los empleados. No puede continuar siendo una actividad aparte. Esta perspectiva le hace un guiño a las tecnologías, considerándolas aliadas del aprendizaje.

¿Cómo podemos impulsar el aprendizaje en el flujo de trabajo diario?

En principio, para crear soluciones y experiencias que hagan que el aprendizaje sea casi natural en su empresa, es imprescindible contar con tecnologías actualizadas y una estrategia adaptada a la nueva realidad. Además, para impulsar el aprendizaje en su empresa, resulta sumamente conveniente considerar dos cuestiones de gran relevancia para Bersin:

• La perspectiva del individuo (de abajo hacia arriba o bottom-up) y
• La perspectiva de la empresa (de arriba hacia abajo o top-down).

Aprendizaje Ascendente (de abajo hacia arriba)

Esta perspectiva se relaciona con las acciones que podemos incentivar y promover en los colaboradores, para que poco a poco se despierte en ellos el deseo de aprender en el flujo del trabajo. Estas son solo algunas de las medidas prácticas con las que podemos incentivar y educar a nuestros colaboradores para que, de forma gradual y llevadera, puedan resignificar su noción acerca del aprendizaje, y así en lugar de verlo como una tarea obligatoria y aburrida, se convierta en un hábito que se puede hacer de forma natural y automática en su día a día:

1- Hacer una lista de cosas pendientes por aprender. En el día a día laboral se presentan muchas oportunidades de aprendizaje. Sin embargo, es usual dejarlas pasar de largo al estar ocupados haciendo otra cosa. Para no dejar pasar estas valiosas oportunidades, una buena alternativa es incentivar a los colaboradores a escribir una lista de conceptos, pensamientos, prácticas y vocabulario que desean explorar. Esta técnica resulta una gran herramienta para organizar el tiempo y seguir aprendiendo de forma constante. Al dejar por escrito lo que desean aprender, están creando un compromiso consigo mismos, para cumplirlo cuando dispongan de tiempo.

Con esta técnica no sólo estarán organizando mejor el tiempo y objetivos, sino que además desarrollarán la metacognición. Ésta refiere al conocimiento, control, concientización y naturaleza de los procesos de aprendizaje de cada persona. Mediante experiencias de aprendizaje propicias, como por ejemplo hacer listas de lo que se desea aprender, el aprendizaje metacognitivo puede ser desarrollado de forma óptima. Por lo cual, al mejorar la metacognición, mejora la capacidad de aprender.

2- Organizar en un calendario los espacios de aprendizaje dedicados durante el horario de trabajo. Como consejo, se les puede sugerir a los colaboradores acordar con el gerente una cantidad razonable de tiempo de la semana laboral que pueda ser dedicada al aprendizaje (una hora, por ejemplo). Luego, indicarlo en el calendario y por supuesto, cumplirlo.

3- Suscribirse a unos pocos boletines informativos de alta calidad y relevancia. Una sugerencia que se les puede hacer a los colaboradores es que se suscriban a boletines informativos que les resulten relevantes, teniendo en cuenta su propia función, industria y personalidad. Además, aconsejar darse de baja de los que no aportan contenidos sustanciales y se traducen en una pérdida de tiempo.

4- Contribuir de manera activa, relevante y amable a un canal de aprendizaje donde el trabajo realmente ocurre. Las plataformas más utilizadas por las empresas son SharePoint, Slack y Teams. Sin embargo, si la empresa no dispone de un canal de aprendizaje, ¿qué mejor idea que crear uno? Una vez hecho, se puede aconsejar a los colaboradores que cuando compartan algún material innovador con sus colegas, se interioricen más en esta acción: en lugar de simplemente copiar y pegar una URL, que desglosen los principales aspectos del contenido compartido y expliquen por qué es importante saberlo. Pueden ir todavía más lejos etiquetando en estas publicaciones solamente a aquellos que realmente se verían beneficiados de ello. Estas acciones no solo ayudan a otros y benefician a la empresa, sino que además aceleran el aprendizaje de los colaboradores.

Lectura recomendada: ¿Cómo crear una cultura de aprendizaje continuo en mi empresa?

Aprendizaje descendente (de arriba hacia abajo)

Esta perspectiva refiere a las medidas tomadas principalmente por la gerencia y el equipo de recursos humanos para lograr un ambiente en el que se pueda aprender en el flujo de trabajo. 

Habiendo aclarado esto, ¿cuál es la estrategia principal de los líderes en recursos humanos para desarrollar nuevas habilidades en los empleados a futuro? De forma sorprendente, pero que a su vez responde a un viejo modelo de pensamiento, casi dos tercios respondió que planea contratar nuevo personal para cubrir las próximas habilidades que requiera su empresa. Este plan es muy costoso y por si fuera poco, resulta seis veces menos caro invertir en el desarrollo de habilidades técnicas en los empleados que ya están en la empresa que contratar nuevo personal con el conocimiento buscado.

Entonces, ¿cómo podemos hacer para que nuestra empresa haga un mejor uso del flujo de trabajo para desarrollar las habilidades de nuestros empleados? 

Las siguientes recomendaciones están dirigidas a los líderes empresariales que están dispuestos a cambiar los sistemas, los procesos y la cultura con el fin de mejorar la capacidad de su fuerza laboral.

1- Verifique que los sistemas de conocimiento corporativo sean precisos y fáciles de usar. Hoy en día, las fuentes más consultadas por empleados para obtener información son Google y Youtube. Esto puede deberse en parte a que los sistemas corporativos estén desactualizados o sean obsoletos. Por eso, es fundamental invertir en ellos y mejorarlos para que sean rápidos y útiles. Un sitio web antiguo y desordenado con información mal organizada equivale a perder dinero. Los resultados de la búsqueda deben ser prácticos y su contenido debe estar correctamente etiquetado y mantenido. Actualizar un sitio web es una opción sumamente fácil y accesible para llevar adelante hoy, y sus resultados son verdaderamente sorprendentes.

2- Dedique un espacio en su software de comunicaciones corporativas para el aprendizaje. Cree un espacio en línea dedicado exclusivamente al aprendizaje, que cuente con publicaciones y contribuciones significativas por parte de los líderes empresariales. De esta forma, estará enviando un mensaje contundente sobre la importancia de los aprendizajes dentro de su empresa.

3- Promocione el aprendizaje en el correo electrónico corporativo. El correo electrónico sigue siendo un componente clave en el día a día del trabajador del conocimiento, además de ser una de sus herramientas más prácticas para las comunicaciones externas. Teniendo en cuenta esto, el uso moderado de correos electrónicos personalizados puede ser una forma muy eficiente y efectiva de esparcir el aprendizaje en las jornadas laborales de su personal.

¿Sabía que el 94% de los ejecutivos de negocios recibe noticias por correo electrónico, más que cualquier otro formato? Entonces, ¿por qué el aprendizaje debería ser diferente? A medida que se endurecen las regulaciones sobre la privacidad, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la UE, las bandejas de entrada se volverán menos desordenadas y los correos electrónicos individuales se volverán cada vez más valiosos. Use esto a su favor para incidir en el aprendizaje de sus empleados.

4- Utilice a los gerentes como "influenciadores". Si bien los equipos de recursos humanos son los encargados de llevar adelante las tareas de capacitación y desarrollo, es difícil que las promuevan con éxito por sí mismas. Esto ocurre principalmente cuando los empleados están dispersos o trabajan de forma remota. Por eso, tal y como sucede con la mayoría de las iniciativas en los espacios de trabajo, los gerentes de cada área son indispensables para lograr que los empleados participen de las actividades planificadas para ellos. ¿Cómo pueden hacer los gerentes para ayudar a los empleados?

Las siguientes son solo algunas sugerencias para que los gerentes lleven adelante:

• Dejar en claro que el desarrollo de los empleados es siempre una prioridad.
• Mencionar los programas ofrecidos por su empresa en las reuniones individuales, e informar siempre sobre los cursos virtuales y conferencias disponibles.
• Pregonar con el ejemplo, compartiendo actualizaciones sobre los cursos en los que ellos mismos se han inscrito y las habilidades que les gustaría perfeccionar.

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5- Diversifique sus ofertas e implemente rutas de aprendizaje personalizadas. Una de los hechos que dejó en evidencia la pandemia del COVID-19 es que todas las iniciativas de recursos humanos, incluidas la de formación y desarrollo, deben poder realizarse de forma remota. Tal es así que los procesos de búsqueda e incorporación, así como los planes de estudio de las empresas, ya están virtualizados o camino a ello.

Animar a sus empleados a aprender continuamente, promoviendo su crecimiento personal e inculcando una confianza plena en sus motivaciones, es apostar a un éxito sin techo, tanto para su empresa como para sus empleados. La búsqueda y cumplimiento de objetivos personales invita a sus empleados a participar en las experiencias de formación empresarial. Para que ello ocurra, debe imperar una cultura de capacitación de apoyo que honre los talentos de todos y facilite una retroalimentación en todo momento. La formación continua es mucho más que un proceso. Es una forma de pensar.

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